Checklist voor een SUP-kampioenschap organiseren

Een SUP-kampioenschap vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en een parcours. Je moet de wedstrijdlocatie en vergunningen regelen, de waterbeheerder informeren en vooraf bepalen wat je doet bij wind, onweer of hoogwater. Daarna volgen inschrijvingen, jury, reddingsbemanning, catering en deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je de 81 taken in een logische volgorde af te werken, van de eerste afspraken tot de startnummers en het wedstrijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Wedstrijdparcours uitzetten
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Weerscenario bepalen
2 personen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden vastleggen
Reddingsbemanning vastleggen
Catering reserveren
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Parkeerindeling maken
Programma publiceren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Routeborden ontwerpen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
EHBO-protocol printen
Weersvoorspelling controleren
Deelnemerslijst sluiten
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Borden en banners klaarleggen
2 personen

Event

Locatie inspecteren
3 personen
Veiligheidsbriefing houden
4 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Finishzone markeren
3 personen
Boeien in het water leggen
4 personen
Startlijn plaatsen
3 personen
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Start wedstrijd begeleiden
5 personen
Reddingsboten positioneren
4 personen
Doorkomsten registreren
3 personen
Tussentijden noteren
2 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
4 personen
Publiek informeren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Boeien uit het water halen
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Verloren voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Race-SUP-boardsaantal 30
Reserve-SUP-boardsaantal 4
SUP-peddelsaantal 35
Reservepeddelsaantal 6
Leashbandenaantal 35
Zwemvestenaantal 35
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 4
Wedstrijdboeienaantal 18
Startlijn
Finishboog
Peddelrekkenaantal 3
Opblaaspompenaantal 6
Reparatiesetsaantal 3
Drogingsrekkenaantal 4
Reddingskajaksaantal 2
Peddels voor kajaksaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Reflectievestenaantal 15
Waterdichte notitieblokkenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Handmicrofoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Tablet voor registratieaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 8
Waterdichte hoezenaantal 10
Handlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Handschoenen voor voedselaantal 4

Decoratie

Startnummersaantal 40
Polsbandjesaantal 100
Routebordenaantal 12
Sponsorbannersaantal 8
Podiumachterwand
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 20
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie, wedstrijdvergunning en afspraken met de waterbeheerder vroeg vast. Neem in dezelfde fase ook het wedstrijdparcours, de veiligheidszones en een alternatief weerscenario op.
Plan de veiligheidsorganisatie niet als sluitpost: leg reddingsbemanning en reddingskajaks vast en zorg dat reddingsboeien, werplijnen en zwemvesten op de wedstrijddag direct bereikbaar zijn.
Maak het deelnemersproces concreet met een inschrijfformulier, een sluitingsdatum en een aparte lijst voor dieetwensen. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd, zodat vragen over programma, startnummers en parkeren niet op het laatste moment binnenkomen.
Controleer het materiaal per onderdeel. Naast race-SUP-boards, peddels en leashbanden heb je reserveboards, reservepeddels, reparatiesets en opblaaspompen nodig; richt ook een vaste plek in voor peddelrekken en het drogen van materiaal.
Test de communicatie en stroom vóór de opbouw. Controleer megafoon, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen en houd powerbanks achter de hand voor stopwatches en andere apparatuur als stroom op het terrein niet vanzelfsprekend is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-kampioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste maand de locatie, vergunning, waterbeheerder en het veiligheidsplan; daarna kun je inschrijvingen, sponsoren en vrijwilligers organiseren.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig bij een SUP-wedstrijd?: Leg een veiligheidsplan en weerscenario vast en zorg voor reddingsbemanning, reddingskajaks, reddingsboeien, werplijnen en zwemvesten. Controleer vóór de start het volledige parcours en spreek af wie bij een incident de wedstrijd stillegt.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een SUP-kampioenschap?: Stuur de informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het programma, wedstrijdschema, startnummers, parkeerindeling, parcours, veiligheidsregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel reserve-SUP-materiaal moet ik klaarleggen?: Houd minimaal 1 reserveboard en 2 reservepeddels beschikbaar voor een kleine wedstrijd; bij grotere aantallen deelnemers is 5 tot 10 procent reserve praktischer. Leg daarnaast minstens 1 reparatieset en een werkende opblaaspomp klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.