Organiser un championnat de SUP sans rien oublier

Un championnat de SUP demande plus qu’un parcours et quelques planches. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser l’eau, organiser les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour de la course. Cette checklist suit l’ordre logique, du choix du site au briefing final. Elle couvre aussi les éléments souvent réglés trop tard : scénario météo, secours, alimentation électrique, sanitaires, parking et planning des matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Délimiter le parcours de compétition
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Définir les membres du jury
Constituer l’équipe de secours
Réserver le catering
Réserver les toilettes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Créer l’agencement du parking
Publier le programme
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer le protocole de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Clôturer la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Préparer les panneaux et les bannières
2 personnes

Événement

Inspecter le lieu
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Marquer la zone d’arrivée
3 personnes
Mettre les bouées dans l’eau
4 personnes
Installer la ligne de départ
3 personnes
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le début de la compétition
5 personnes
Positionner les canots de sauvetage
4 personnes
Enregistrer les passages
3 personnes
Noter les temps intermédiaires
2 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Annonce des gagnants
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir le repas des participants
4 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Renvoyer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Planche de SUP de courseqté 30
Planches de SUP de réserveqté 4
Pagaies de SUPqté 35
Pagaies de rechangeqté 6
Laisse-bandagesqté 35
Gilets de sauvetageqté 35
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 4
Bouées de compétitionqté 18
Ligne de départ
Arche d'arrivée
Supports à pagaiesqté 3
Pompes de gonflageqté 6
Kits de réparationqté 3
Racks de séchageqté 4
Kayaks de secoursqté 2
Pagaies pour kayaksqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 15
Carnets imperméablesqté 6
Couvertures de survieqté 10

Équipement

Mégaphoneqté 2
Microphone à mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Tablette pour l’enregistrementqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Housses imperméablesqté 10
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Gants alimentairesqté 4

Décoration

Numéros de départqté 40
Braceletsqté 100
Panneaux de directionqté 12
Bannières sponsorsqté 8
Fond de scène
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives dès que le lieu est choisi : l’autorisation de compétition et l’information du gestionnaire des eaux doivent être obtenues avant d’ouvrir les inscriptions.
Prépare le plan de sécurité en même temps que le parcours. Positionne les bouées de compétition, les lignes de lancer, les kayaks de secours et l’équipe de secours avant de publier le programme.
Prévois des planches, pagaies et équipements de rechange, puis vérifie les pompes et les kits de réparation au moins la veille. Une panne sur l’eau ne doit pas interrompre une manche.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir les dossards, recueillir les besoins alimentaires et construire le planning des matchs. Envoie ensuite les horaires et consignes à chaque participant.
Teste l’électricité sur place avant l’installation des tentes, du microphone et des haut-parleurs. Ajoute rallonges, multiprises et batteries externes pour éviter une annonce ou un chronométrage interrompu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat de SUP ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver le catering et les toilettes, recruter les bénévoles, commander les prix et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat de SUP ?: Ouvre-les lorsque le lieu, le règlement, le parcours prévisionnel et les règles de sécurité sont définis, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant l’événement pour préparer les dossards et le planning.
Combien de bénévoles faut-il pour un championnat de SUP ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 10 à 15 bénévoles, répartis entre l’accueil, le parcours, les arrivées, le parking, le ravitaillement et le rangement. Ajoute une équipe de secours distincte, avec des responsabilités clairement définies.
Quand décider quoi faire en cas de mauvais temps ?: Définis le scénario météo au plus tard 2 semaines avant l’événement et communique-le avec les informations aux participants. Précise les conditions d’annulation, de report ou de modification du parcours, ainsi que le canal utilisé pour prévenir tout le monde.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.