Stripworkshop organiseren: checklist en planning

Een stripworkshop loopt soepel als je de creatieve voorbereiding net zo strak organiseert als de workshop zelf. Reserveer eerst de ruimte en leg docent, begeleiders, programma en tijden vast. Daarna regel je inschrijvingen, deelnemersinformatie en alle tekenmaterialen, van potloden en fineliners tot gummen en linialen. In de laatste dagen controleer je ook laptop, beamer, verlengsnoeren en opladers. Deze checklist volgt de volgorde waarin je het meeste werk voorkomt en niets op de workshopdag hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Docent en begeleiders vastleggen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Voorbeelden selecteren
Presentatie voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Apparatuur opladen
Route en toegang delen

Event

Ruimte openen
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Tafels met materialen inrichten
3 personen
Presentatie testen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshop introduceren
Striptechnieken demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Werk bespreken
2 personen
Vrije tekensessie begeleiden
2 personen
Werk tentoonstellen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Ongebruikte materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Presentatietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
USB-sticksaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Theelepelsaantal 40
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Schenkkanaantal 2
Koelboxenaantal 2

Stripmateriaal

Tekenpotlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 120
Finelinersaantal 60
Zwarte tekenpennenaantal 40
Gummenaantal 40
Puntenslijpersaantal 12
Linialenaantal 20
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Kleurstiftenaantal 60
Tekentafelsaantal 6
Voorbeeldstripsaantal 12
Presentatiebordenaantal 6
Kneedgumaantal 20

Decoratie

Pijlenstickersaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Wasknijpersaantal 40
Jutetouwaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Vuilniszakhouderaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshopruimte minimaal 4 weken vooraf en controleer meteen of er plek is voor werktafels, stoelen, een presentatietafel en een ontvangsttafel. Vraag ook wanneer je naar binnen kunt om op te bouwen.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de inschrijving 7 dagen voor de workshop. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, de deelnemerslijst bij te werken en werkbladen klaar te maken.
Tel tekenmateriaal per deelnemer plus minstens 10 procent reserve. Controleer vooral tekenpotloden, kleurpotloden, fineliners, zwarte tekenpennen, gummen, puntenslijpers, linialen en scharen.
Test presentatie, laptop, beamer en projectiescherm 1 dag vooraf met dezelfde USB-stick en verlengsnoeren die je op locatie gebruikt. Laad apparatuur volledig op en neem minimaal één extra stekkerdoos mee.
Zet de ruimte 60 tot 90 minuten voor aanvang klaar: eerst werktafels en stoelen, daarna materiaaltafels, ontvangsttafel, koffie- en theepunt en afvalbakken. Houd de route naar de ingang vrij en deel toegangsinformatie vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stripworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het reserveren van de workshopruimte en het vastleggen van docent en begeleiders. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en rond de deelnemerslijst 7 dagen voor de workshop af.
Hoeveel tekenmateriaal heb ik nodig voor een stripworkshop?: Reken per deelnemer op een eigen werkplek en minimaal één bruikbaar exemplaar van de belangrijkste materialen. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee, vooral van potloden, fineliners, gummen en puntenslijpers.
Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarzetten voor een stripworkshop?: Plan 60 tot 90 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst van deelnemers. Zo kun je tafels, stoelen, materialen, presentatieapparatuur en het koffie- en theepunt rustig controleren.
Wanneer moet ik de techniek voor een stripworkshop testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, USB-sticks, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen, omdat aansluitingen en beeldverhoudingen kunnen verschillen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.