Checklist voor een goed georganiseerd stripfestival

Een stripfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen auteurs uitnodigen en tafels neerzetten. Je regelt tegelijk een programma, workshops, verkoopkraampjes, techniek, catering en duidelijke bewegwijzering. Begin met datum en locatie, leg daarna tekenaars, begeleiders en kraamhouders vast en open vervolgens de aanmeldingen. Plan in de laatste week vooral het printwerk, de workshopmaterialen, naamkaartjes en de indeling van vrijwilligers. Op de festivaldag zelf draait alles om een locatie die op tijd open is en een publieksstroom zonder zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Striptekenaars uitnodigen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Afspraken met auteurs vastleggen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Workshopruimtes reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Promotieposters ontwerpen
Promotieposters ophangen
2 personen
Programma online publiceren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Materialen voor workshops klaarzetten
2 personen
Auteursinformatie afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kraamtafels indelen
3 personen
Workshoptafels klaarzetten
2 personen
Expositiewanden inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Auteurs ontvangen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Informatietafel bemannen
2 personen
Auteurs begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Signeren begeleiden
2 personen
Lezingen aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkooptafels afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Expositie afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 20

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Projector
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Expositiewandenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Naamkaartjesaantal 140
Pennenaantal 30
Tafelnummersaantal 20
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Workshopmateriaal

Tekenpapieraantal 500
Schetsboekenaantal 40
Potlodenaantal 100
Gumaantal 50
Finelinersaantal 80
Kleurpotlodenaantal 40
Markersaantal 40
Puntenslijpersaantal 20
Tafelezelsaantal 20
Schortenaantal 30

Printwerk

Programmaflyersaantal 250
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Registratielijstenaantal 10
Auteursinformatieaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Registratie

Kassadoos
Pinnenapparaat
Polsbandjesaantal 150
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30

Tips

Leg workshops en auteursoptredens pas definitief vast nadat je de ruimtes, tafels, stoelen en benodigde techniek hebt gecontroleerd. Reserveer per workshop een eigen ruimte en noteer wie laptop, projector of microfoon bedient.
Open online aanmeldingen zodra het programma en de workshopbegeleiders rond zijn. Verzamel dieetwensen meteen bij de inschrijving, zodat je niet enkele dagen voor het festival nog tientallen bezoekers hoeft na te bellen.
Maak één plattegrond met expositiewanden, auteurstafels, kraampjes, workshopruimtes, catering en toiletten. Print de bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor en leg extra exemplaren klaar bij de ingang.
Test speakers, microfoons, mengpaneel, projector, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Een korte soundcheck van 15 minuten voorkomt dat een presentatie uitvalt door een lege laptop of ontbrekende kabel.
Plan vrijwilligers per blok van minimaal 2 uur en geef ieder blok één duidelijke taak. Laat bij de opening minstens één persoon de entree doen, één persoon auteurs en kraamhouders opvangen en één persoon workshops naar de juiste ruimte begeleiden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stripfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen voor striptekenaars. Leg workshops, kraamhouders en auteursafspraken uiterlijk 8 weken vooraf vast, zodat het programma tijdig online kan.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een stripfestival openen?: Open de online aanmeldingen zodra datum, locatie, programmaonderdelen en workshopbegeleiders bevestigd zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het festival. Sluit inschrijvingen voor workshops 3 tot 5 dagen vooraf als je materialen en plaatsen moet tellen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stripfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke publieksfunctie: entree, workshopbegeleiding, auteurs en kraamhouders, catering en techniek. Voor een festival met meerdere ruimtes is een basisploeg van 6 tot 10 vrijwilligers praktischer, verdeeld over blokken van 2 tot 4 uur.
Wanneer regel ik de techniek en workshopmaterialen?: Controleer speakers, microfoons, projector, laptop, kabels en stekkerdozen uiterlijk 1 week vooraf. Zet teken- en workshopmaterialen de dag ervoor per ruimte klaar en doe op de festivaldag minstens 15 minuten voor opening een technische test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.