Stripbeurs organiseren: checklist en planning

Een stripbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je legt eerst datum, openingstijden en zaalindeling vast, daarna bouw je de deelnemerslijst, communicatie en plattegrond op. In de laatste week controleer je betalingen, printwerk, materialen en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat standhouders bij aankomst hun standnummer kennen en bezoekers direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouderslijst aanmaken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Standhoudersinformatie versturen
Plattegrond met stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Betaalmiddelen controleren
2 personen
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Printwerk voorbereiden
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Standhouders herinneren
Zaal openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Entreebalie opbouwen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standtafels inrichten
4 personen
Verlichting en stroom aansluiten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Programma-informatie verstrekken
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Fotomomenten vastleggen
Entreebemanning wisselen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en betalingen afronden
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standmaterialen afbouwen
5 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Betaaladministratie afsluiten
2 personen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 32
Klapstoelenaantal 80
Entreetafel
Informatietafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekaantal 2
Transportkarrenaantal 3
Tafelkledenaantal 34
Opbergboxenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Pinapparaataantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Opscheptangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks‍messenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Strippostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 32
Tafeldisplaysaantal 20
Boekstandaardsaantal 40
Prikbordenaantal 4
Kleefgumaantal 6
Plakbandaantal 10
Touwaantal 2
Schaaraantal 6
Stiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 50

Catering

Serveertangenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een standhouderslijst en noteer per deelnemer de bevestiging, contactgegevens en eventuele dieetwensen. Zo hoef je ontbrekende informatie niet op de opbouwdag na te jagen.
Stuur standhoudersinformatie minstens 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin openingstijden, standnummer, opbouwmoment, zaalindeling en wat zij zelf moeten meenemen.
Controleer de plattegrond niet alleen op tafels, maar ook op loopruimte, entree, informatietafel en aansluitpunten. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, LED-lampen en het pinapparaat vóór de zaal opent.
Plan printwerk en bezoekersinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Print standnummers, plattegronden en bewegwijzering op reservepapier, zodat één printerstoring je voorbereiding niet stillegt.
Laat dranken en servies pas op de laatste voorbereidingsdag klaarzetten en koelen. Controleer die ochtend ook de voorraad, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en opbergboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, zaalindeling en deelnemersvoorwaarden. Verstuur uitnodigingen en open aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens 2 weken voor de beurs de standhouders kunt bevestigen.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een stripbeurs?: Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken vóór de beurs. Stuur de definitieve plattegrond, het standnummer en praktische informatie vervolgens opnieuw 7 dagen vooraf als herinnering.
Wat moet ik de dag voor een stripbeurs klaarzetten?: Verzamel printwerk, materialen, tafelkleden, opbergboxen en transportkarren de dag ervoor. Koel dranken, laad laptop en pinapparaat op en controleer alle verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting vóór de zaalopening.
Hoeveel tijd heb je nodig om een stripbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het plaatsen van klaptafels, stoelen, entree- en informatietafel, standnummers en bewegwijzering. Tel extra tijd op als standhouders zelf moeten lossen of als de zaalindeling nog moet worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.