LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Comicausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Comicausstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Raumaufteilung und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Standnummern, Lageplan und Helferplanung. Kurz vor dem Termin werden Drucksachen, Technik, Getränke und Materialien geprüft; am Veranstaltungstag öffnest du den Saal erst, wenn Empfang, Infotisch und Stände vorbereitet sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber anlegen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Lageplan mit Ständen erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Zahlungsmittel prüfen

    2 Personen

  • Vorräte und Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen vorbereiten

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Standbetreiber erinnern

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    6 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Stehtische einrichten

    4 Personen

  • Beleuchtung und Strom anschließen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Bargeld bereitlegen

    2 Personen

  • Letzte Raumkontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Programminformationen bereitstellen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Fotomomente festhalten

  • Einlasspersonal wechseln

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf und Zahlungen abschließen

    2 Personen

  • Aussteller verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterialien abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Zahlungsabrechnung abschließen

    2 Personen

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 32
  • KlappstühleAnz. 80
  • Empfangstisch
  • Infotisch
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • TransportwagenAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 34
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • KartenterminalAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • TablettsAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • Comics-PosterAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 32
  • TischdisplaysAnz. 20
  • BuchständerAnz. 40
  • PinnwändeAnz. 4
  • KlebestiftAnz. 6
  • KlebebandAnz. 10
  • SeilAnz. 2
  • SchereAnz. 6
  • StifteAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 50

Catering

  • ServierzangenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 2
  • ZuckerschälchenAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Liste der Standbetreiber weitgehend feststeht. Weise jedem Stand eine Nummer zu und verschicke den Lageplan zusammen mit den Ausstellerinformationen.
  • Setze für Anmeldungen und Rückfragen eine feste Frist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Ausstellung. So bleiben noch einige Tage, um Standbetreiber zu bestätigen und Ernährungswünsche zu erfassen.
  • Prüfe die Technik mindestens 3 Tage vorher: Laptop, Drucker, Kartenterminal, Verlängerungskabel und LED-Lampen müssen zusammen getestet werden. Ein fehlendes Kabel oder ein leerer Akku lässt sich am Veranstaltungstag nur schwer ersetzen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Saalaufbau. Stelle Kühlboxen und Getränke mehrere Stunden vorher bereit und kontrolliere am Vortag, ob Gläser, Tassen, Teller und Besteck für die erwartete Besucherzahl vorhanden sind.
  • Schicke den Standbetreibern 24 bis 48 Stunden vor Beginn eine kurze Erinnerung mit Öffnungszeit, Standnummer, Aufbauhinweisen und Ansprechpartner. Öffne den Saal erst, wenn Empfangstisch, Infotisch und die wichtigsten Materialien an ihrem Platz sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comicausstellung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Raumaufteilung und Reservierungen. Einladungen und Werbung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten, damit Anmeldungen und Standplanung nicht unter Zeitdruck geraten.
Wann sollte man die Aussteller einer Comicausstellung bestätigen?
Bestätige Standbetreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Ausstellung. Den endgültigen Lageplan mit Standnummern solltest du anschließend innerhalb von 3 bis 5 Tagen verschicken.
Was muss man am Tag vor einer Comicausstellung prüfen?
Kontrolliere am Vortag Drucksachen, Standplan, Zahlungsmittel, Laptop, Drucker, Kartenterminal, Verlängerungskabel und Beleuchtung. Prüfe außerdem Getränke, Geschirr und die eingeteilten Freiwilligen, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Einlass bleiben.
Wie lange dauert der Aufbau einer Comicausstellung?
Plane für eine kleine bis mittlere Ausstellung mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit ein. Wenn viele Klapptische, Stühle, Beleuchtung oder Aussteller-Materialien bewegt werden müssen, solltest du 4 Stunden einplanen und den Saal entsprechend früher öffnen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!