Streetfoodfestival organiseren: checklist en planning
Een streetfoodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen foodtrucks boeken. Je regelt tegelijk vergunningen, stroom, terreinindeling, betaalmiddelen, allergeneninformatie en voldoende koeling voor versproducten. Begin met datum, locatie en leveranciers en werk daarna naar uitnodigingen, reserveringen en de briefing toe. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke plattegrond, vrije aanrijroutes, goed verdeelde vrijwilligers en een snelle controle van weer, boodschappen en materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Foodtrucks en kramen vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Stroompunten en aansluitingen bepalen
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Leveranciersinstructies versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Eet- en drinkmenu samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
Prijslijsten ontwerpen
Betaalmiddelen voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Leveranciers en vrijwilligers briefen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten gekoeld opslaan
2 personen
Contant geld en wisselgeld halen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Route- en parkeerborden klaarzetten
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Afvalpunten plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Foodtrucks laten opstellen
3 personen
Kraamtafels inrichten
4 personen
Koelingen vullen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes en ingrediënten klaarzetten
5 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Menuborden en prijslijsten plaatsen
2 personen
Betaalpunten testen
2 personen
Handwaspunten vullen
2 personen
Terrein en looproutes controleren
3 personen
Leveranciersbriefing geven
3 personen
Opening voorbereiden
2 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Bestellingen opnemen
6 personen
Gerechten bereiden
12 personen
Gerechten uitgeven
8 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afvalpunten legen
3 personen
Tafels schoonhouden
3 personen
Toiletruimte controleren
2 personen
Voorraad en koelingen controleren
2 personen
Piekdrukte bijsturen
3 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
2 personen
Verkoop en uitgifte afronden
6 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Etensresten veilig afsluiten
4 personen
Kassa's afsluiten
3 personen
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
Terrein vegen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Beschadigde materialen noteren
Ongevraagde spullen verwijderen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 12
- Tafelkledenaantal 22
- Kraamtafelsaantal 10
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Elektrische koelersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Kookplatenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
- Betaalterminalsaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Portofoonsaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 10
- Bouwlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbare kommenaantal 150
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Koffiekopjesaantal 100
- Messenaantal 250
- Vorkenaantal 250
- Lepelsaantal 200
- Opscheplepelsaantal 20
- Tangenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 12
- Kokskeukenmessenaantal 12
- Mengkommenaantal 12
- Maatbekersaantal 6
- Serveerschalenaantal 24
- Aluminium bakplatenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 6
- Vershoudfolieaantal 6
- Voedselbakkenaantal 30
- Koelelementenaantal 30
- Keukenweegschalenaantal 4
- Thermometersaantal 6
- Keukenhandschoenenaantal 30
- Schortenaantal 30
- Haarnetjesaantal 50
- Wegwerphandschoenenaantal 1000
- Jerrycansaantal 8
- Watertappuntenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 16
- Afvalcontainersaantal 6
- Handvegersaantal 6
- Stofblikkenaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Emmersaantal 8
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 8
- Handwasbakkenaantal 4
- Desinfectiepompenaantal 8
Decoratie
- Menubordenaantal 12
- Allergenenkaartjesaantal 30
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 12
- Afzetpalenaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 20
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Polsbandjesaantal 500
- Prijsetikettenaantal 100
Catering
- Boodschappen
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 6
- Hittebestendige handschoenenaantal 12
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 8
Tips
- Leg foodtrucks en kramen zo vroeg mogelijk vast en vraag direct naar hun stroombehoefte, opbouwtijd en benodigde ruimte. Zo kun je aansluitingen en de plattegrond maken voordat je leveranciersinstructies verstuurt.
- Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie vóór je het eet- en drinkmenu en de prijslijsten afrondt. Zet de informatie ook klaar bij de kramen, zodat bezoekers niet op de dag zelf hoeven te wachten op een antwoord.
- Maak voor elke betaalplek een aparte set met betaalterminal, mobiele telefoon en wisselgeld. Test de terminals en internetverbinding vooraf; haal contant geld en wisselgeld uiterlijk de dag vóór het festival.
- Plan stroomkabels over looproutes met kabelmatten en houd koelboxen, elektrische koelers en warmhoudbakken uit drukke doorgangen. Controleer per leverancier welke aansluiting nodig is en verdeel de belasting over de beschikbare stroompunten.
- Zet route- en parkeerborden, afvalpunten, tafels en verlichting klaar voordat bezoekers arriveren. Controleer op de ochtend zelf ook de weersverwachting, tenten, kabelhaspels, batterijen en de opslag van versproducten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streetfoodfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, foodtrucks en vergunningen. Reserveer daarna tijd voor uitnodigingen, aanmeldingen, menu-informatie, vrijwilligers en leveranciersinstructies.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een streetfoodfestival?
- Reken als startpunt op 1 foodtruck of kraam per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het menu en de gewenste wachttijd. Spreek vooraf af hoeveel porties elke leverancier kan bereiden tijdens de drukste twee uur.
- Wanneer moet ik stroom en aansluitingen regelen voor foodtrucks?
- Bepaal de stroompunten zodra de foodtrucks zijn vastgelegd, idealiter 4 tot 6 weken voor het festival. Vraag elke leverancier om het benodigde vermogen en controleer daarna verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en kabelmatten.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een streetfoodfestival?
- Gebruik als richtlijn 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra voorraad op bij warm weer en zorg dat gekoelde voorraad minstens één dag vooraf veilig kan worden opgeslagen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!