Festival de street food : la checklist pour tout organiser

Un festival de street food demande plus qu’une liste de food trucks. Il faut coordonner les autorisations, les raccordements, les stands, les paiements et la circulation du public avant le jour J. Cette checklist de 76 tâches et 75 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du lieu jusqu’au rangement. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : allergènes, monnaie, chaîne du froid, câbles au sol et collecte des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver des food trucks et des stands
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir les points d’alimentation et les raccordements
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Envoyer les instructions aux fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Élaborer le menu des plats et des boissons
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Concevoir les listes de prix
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
Briefer les fournisseurs et les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
Récupérer la caisse et la monnaie
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et de stationnement
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Faire installer les foodtrucks
3 personnes
Aménager les tables du stand
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et les ingrédients
5 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Installer les panneaux de menu et les listes de prix
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
Vérifier le terrain et les chemins de circulation
3 personnes
Faire le briefing des fournisseurs
3 personnes
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Prendre les commandes
6 personnes
Préparer les plats
12 personnes
Servir les plats
8 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
Garder les tables propres
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks et les réfrigérateurs
2 personnes
Gérer le pic d’affluence
3 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
Annoncer les dernières commandes
2 personnes
Clôturer la vente et la remise
6 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer hermétiquement les restes alimentaires
4 personnes
Fermer les caisses
3 personnes
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Balayer le site
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Noter les matériaux endommagés
Retirer les articles non sollicités
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 12
Nappesqté 22
Tables de standqté 10

Équipement

Glacièresqté 8
Glacières électriquesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques de cuissonqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 6
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 250
Bols réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 200
Louchesqté 20
Pincesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux de cuisine de chefqté 12
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Plaques de cuisson en aluminiumqté 20
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs alimentairesqté 30
Pains de glaceqté 30
Balances de cuisineqté 4
Thermomètresqté 6
Gants de cuisineqté 30
Tabliersqté 30
Filets à cheveuxqté 50
Gants jetablesqté 1000
Jerricansqté 8
Points d’eauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 6
Balais à mainqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Lavabos pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 8

Décoration

Panneaux de menuqté 12
Cartes des allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Décoration de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes de prixqté 100

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Gants résistants à la chaleurqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8

Conseils

Bloque le plan du site avant d’envoyer les consignes aux fournisseurs : prévois l’emplacement des stands, les files d’attente, les points d’alimentation et les raccordements électriques. Ajoute les passe-câbles avant l’installation pour éviter les câbles dans les passages.
Demande les informations sur les allergènes au moins 7 jours avant le festival. Regroupe-les avec le menu et les prix afin que les stands puissent afficher des indications lisibles dès l’ouverture.
Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée et la météo. Mets les produits frais au réfrigérateur dès les courses terminées et vérifie les glacières avant l’arrivée des fournisseurs.
Récupère la caisse et la monnaie le matin même, et teste chaque terminal de paiement avec les téléphones prévus. Garde au moins un moyen de paiement de secours si le réseau devient instable.
Briefe les bénévoles et les fournisseurs avant l’ouverture, idéalement 60 minutes à l’avance. Répartis clairement les rôles : accueil, orientation, files d’attente, déchets, réassort et fermeture des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de street food ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, réserver les food trucks, vérifier les autorisations et préparer le plan du site. Commence plus tôt si plusieurs fournisseurs ou une déclaration administrative sont nécessaires.
Combien de food trucks faut-il pour un festival de street food ?: Compte généralement un point de service pour 50 à 75 personnes afin de limiter l’attente. Pour 300 participants, prévois donc environ 4 à 6 stands, en variant les plats et les boissons.
Quand faut-il envoyer les consignes aux food trucks ?: Envoie les consignes 7 à 10 jours avant l’événement, avec l’adresse, l’heure d’arrivée, le plan du site, les besoins électriques et les règles de montage. Relance chaque fournisseur 48 heures avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour les paiements lors d’un festival de street food ?: Prépare un terminal de paiement par stand lorsque c’est nécessaire, ainsi qu’une caisse avec de la monnaie pour chaque point qui accepte les espèces. Teste le matériel le jour même et garde au moins un téléphone chargé et une solution de secours.

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