Streetfood-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Streetfood-Festival steht und fällt mit einer guten Reihenfolge: Erst Ort, Stände und Genehmigungen klären, danach Strom, Speisen, Personal und Ausstattung planen. Besonders oft werden Allergeninformationen, Kühlung, Wechselgeld und klare Lieferantenanweisungen zu spät erledigt. Plane außerdem feste Wege für Lieferungen, Gäste und Müll ein. Die Checkliste umfasst 76 Aufgaben und 75 benötigte Dinge – von Partyzelten und Kühlboxen bis zu Kabelmatten und Mehrweggeschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Foodtrucks und Stände festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Stromanschlüsse und Verbindungen festlegen
2 Personen
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
Lieferantenanweisungen versenden
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Essens- und Getränkemenü zusammenstellen
2 Personen
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
Preisliste entwerfen
Zahlungsmittel vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
Lieferanten und Freiwillige briefen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frischeprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld holen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Route- und Parkschilder aufstellen
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Müllstationen aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Foodtrucks aufstellen lassen
3 Personen
Messetische einrichten
4 Personen
Kühlboxen befüllen
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks und Zutaten bereitstellen
5 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Menütafeln und Preisliste aufstellen
2 Personen
Zahlungspunkte testen
2 Personen
Handwaschstationen auffüllen
2 Personen
Gelände und Laufwege kontrollieren
3 Personen
Lieferantenbriefing geben
3 Personen
Eröffnung vorbereiten
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Bestellungen aufnehmen
6 Personen
Gerichte zubereiten
12 Personen
Gerichte ausgeben
8 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Abfallstationen leeren
3 Personen
Tische sauber halten
3 Personen
Toilettenbereich prüfen
2 Personen
Vorräte und Kühlschränke kontrollieren
2 Personen
Spitzenandrang steuern
3 Personen
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
Letzte Bestellungen ankündigen
2 Personen
Verkauf und Ausgabe abschließen
6 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essensreste sicher verschließen
4 Personen
Kassen abschließen
3 Personen
Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Gelände fegen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Beschädigte Materialien notieren
Unaufgeforderte Gegenstände entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 12
TischdeckenAnz. 22
MessetischeAnz. 10

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
Elektrische KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KochplattenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 6
BatterienAnz. 24

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20
ZangenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 12
KochmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
Aluminium-BackblecheAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 30
KühlelementeAnz. 30
KüchenwaagenAnz. 4
ThermometerAnz. 6
KüchenhandschuheAnz. 30
SchürzenAnz. 30
HaarnetzeAnz. 50
EinweghandschuheAnz. 1000
KanisterAnz. 8
WasserzapfstellenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
HandwaschbeckenAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 8

Dekoration

MenükartenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 30
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
TischdekorationAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
PreisetikettenAnz. 100

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
Hitzebeständige HandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8

Tipps

Lege Stromanschlüsse und Kabelwege fest, bevor Stände und Zelte aufgebaut werden. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen so liegen, dass niemand darüber stolpert; sichere Laufwege zusätzlich mit Kabelmatten.
Sammle Allergeninformationen von jedem Foodtruck und Stand, bevor du das Menü und die Preisliste fertigstellst. Schicke die vollständigen Angaben spätestens mit den Lieferantenanweisungen an alle Beteiligten.
Plane Kühlung und Warmhalten getrennt: Frischeprodukte gehören direkt nach dem Einkauf in Kühlboxen oder elektrische Kühlboxen, warme Speisen in Warmhaltebehälter. Prüfe die Kühlmöglichkeiten mindestens einmal am Vortag.
Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern und Aufgaben ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Briefing, Einlass, Müllstationen, Kassen und Lieferantenkontakt sollten jeweils eine verantwortliche Person haben.
Stelle am Veranstaltungstag zuerst Lageplan, Route- und Parkschilder, Müllstationen sowie die Stromversorgung fertig. Danach folgen Mobiliar, Beleuchtung und Geschirr; so bleiben Zufahrten für Lieferungen möglichst lange frei.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Streetfood-Festival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Foodtrucks und Genehmigungen. Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival bearbeitet werden.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Streetfood-Festival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Stand für etwa 50 bis 75 Gäste rechnen, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Kläre zusätzlich 2 bis 3 Wochen vorher, ob alle Stände eigene Stromanschlüsse, Kochplatten und Kühlung mitbringen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man pro Person?: Plane für eine Veranstaltung von 3 bis 4 Stunden ungefähr 1 bis 2 Hauptportionen pro Gast und 2 bis 3 Getränke im ersten Veranstaltungsabschnitt. Kaufe Frischeprodukte erst kurz vor dem Festival und lagere sie bis zum Aufbau gekühlt.
Was wird bei einem Streetfood-Festival am häufigsten vergessen?: Häufig fehlen Wechselgeld, Kartenterminals, Allergenhinweise, Kabelmatten und ausreichend Mehrweggeschirr. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und teste jedes Kartenterminal sowie alle Stromverbindungen vor der Öffnung.

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