Checklist voor een streekproducten kerstmarkt organiseren

Een streekproducten kerstmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je moet producenten, assortiment, openingstijden, vergunningen, stroom en leveringen op elkaar afstemmen. Ook route- en parkeerinformatie, dieetwensen en vrijwilligers raken snel ondergesneeuwd. Werk daarom terug vanaf de marktdatum: leg eerst locatie en indeling vast, regel daarna deelnemers en voorzieningen en controleer in de laatste week alle voorraad en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Deelnemende producenten benaderen
2 personen
Producenten en assortiment vastleggen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Drukwerk laten maken
Route- en parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen met producenten afstemmen
Muziekprogramma samenstellen
Stroom- en veiligheidsplan maken
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Kramen en tenten afleveren
3 personen
Terrein vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kramen per producent inrichten
6 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Producenten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels schoonhouden
2 personen
Kerstmuziek afspelen
Bezoekers informeren
2 personen
Dieetwensen bewaken
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Kramen leegmaken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en tafels afbreken
5 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Leveranciers afrekenen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kleedjesaantal 14
Kledingrekkenaantal 4
Krattenaantal 24

Servies

Bordenaantal 180
Kommenaantal 100
Mokkenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 18
Schaaltjesaantal 24
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Warmhoudkannenaantal 4

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 18
Kerstkransenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 14
Prijskaartjesaantal 100
Menubordenaantal 8
Wegwijzersaantal 12
Kerstfigurenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Reinigingssprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Benader producenten uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf. Leg per deelnemer het assortiment, de benodigde kraamruimte, stroombehoefte en het moment van leveren schriftelijk vast.
Maak 4 tot 6 weken vooraf een terreinplattegrond met kramen, tenten, looproutes, muziek, stroompunten en eventuele zitplekken. Controleer daarna of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn en veilig kunnen liggen.
Verstuur route- en parkeerinformatie minimaal 7 dagen voor de markt. Vermeld ook waar producenten kunnen lossen en hoe laat zij op het terrein mogen komen; dat voorkomt opstoppingen bij de opbouw.
Plan de laatste voorraadcontrole de dag vóór de opening. Controleer houdbare producten, koelproducten, servies, thermoskannen, warmhoudbakken, kassaboxen en pinapparaten afzonderlijk.
Maak een vrijwilligersrooster met blokken van 2 tot 3 uur en wijs één persoon aan voor stroom en veiligheid. Laat diegene vóór opening alle apparaten, kabels, tenten en vrije doorgangen controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streekproducten kerstmarkt organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en producenten. Plan de definitieve kraamindeling en leveringen uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer moet ik producenten uitnodigen voor een kerstmarkt?: Benader producenten bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Vraag binnen 2 weken om een bevestiging van deelname, assortiment, stroombehoefte en benodigde ruimte.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een streekproducten kerstmarkt?: Reken minimaal 3 tot 4 uur voor kramen, tenten, tafels, stroom, decoratie en verkooppunten. Plan de producentenleveringen in tijdvakken, zodat niet iedereen tegelijk hoeft te lossen.
Wanneer controleer ik de boodschappen en materialen voor de kerstmarkt?: Controleer de volledige boodschappen- en materialenlijst 7 dagen vooraf en doe de laatste voorraadcontrole de dag vóór opening. Koelproducten en apparaten controleer je opnieuw op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.