Checklist pour organiser un marché de Noël de produits régionaux

Un marché de Noël de produits régionaux se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si plusieurs producteurs tiennent leur propre stand. Commencez par fixer la date, les horaires et le site, puis vérifiez les autorisations, l’électricité et l’organisation du terrain. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons et le programme musical doivent être coordonnés avant l’installation. Cette checklist rassemble 71 tâches et 61 fournitures pour suivre le projet dans le bon ordre, jusqu’au dégagement du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Contacter les producteurs participants
2 personnes
Fixer les producteurs et l’assortiment
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Faire réaliser les imprimés
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner les livraisons avec les producteurs
Établir le programme musical
Établir le plan d’alimentation électrique et de sécurité
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Livrer les stands et les tentes
3 personnes
Dégager le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands par producteur
6 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Soutenir les producteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Informer les visiteurs
2 personnes
Veiller aux exigences alimentaires
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les stands
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Régler les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Couverturesqté 14
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 24

Vaisselle

Assiettesqté 180
Bolsqté 100
Tassesqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Petits bolsqté 24
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 6
Décorations de tableqté 14
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Personnages de Noëlqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Spray nettoyantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez le terrain et les branchements avant d’inviter les producteurs : prévoyez l’emplacement des tentes, des stands, des tables et des zones de circulation sur un plan unique.
Contactez les producteurs assez tôt pour confirmer leur présence, leur assortiment et leurs besoins en froid ou en électricité. Une relance 2 à 3 semaines avant l’événement évite les stands incomplets.
Envoyez les informations d’itinéraire et de parking au moins 7 jours avant l’ouverture. Indiquez aussi l’heure d’arrivée, le point de livraison et la personne à contacter sur place.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par tâche générale : prévoyez notamment une personne pour les livraisons, une pour les stands et une pour les imprévus pendant l’installation.
Contrôlez les produits réfrigérés le jour même et séparez-les des stocks non périssables. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, machines à café et haut-parleurs avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël de produits régionaux ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les producteurs, les autorisations, les réservations, les impressions et le programme musical avant l’installation.
Quand contacter les producteurs pour un marché de Noël ?: Contactez-les au moins 6 semaines avant la date prévue, puis confirmez les stands et l’assortiment 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Demandez à ce moment-là leurs besoins en alimentation électrique, froid et livraison.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché de Noël ?: Prévoyez une tente ou un stand par emplacement, ainsi que les tables, chaises ou tabourets nécessaires. Ajoutez les caisses, l’éclairage ou les branchements, les terminaux de paiement et les rallonges selon les besoins de chaque producteur.
Quand installer les produits et le matériel le jour du marché ?: Organisez les livraisons et l’installation suffisamment tôt pour terminer au moins 60 minutes avant l’ouverture. Contrôlez ensuite les produits réfrigérés, les boissons chaudes, les stocks et les branchements avant l’arrivée du public.

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