Checklist voor een goed georganiseerde strategiedag

Een strategiedag valt of staat met voorbereiding: deelnemers moeten op tijd weten waar ze moeten zijn, werkvormen moeten passen bij het programma en de techniek moet vóór de start werken. Regel eerst de deelnemers, locatie en inhoud. Werk daarna dieetwensen, presentaties en groepsindeling af. Op de dag zelf houd je tijd over als tafels, naamkaartjes, materialen, koffie en techniek al klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Groepsindeling maken
Routegegevens versturen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Naamkaartjes neerleggen
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkom en programma toelichten
Strategische presentatie geven
Pauzehapjes aanvullen
Werkgroepen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Resultaten verzamelen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
Servies en glazen inzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Actiepunten vastleggen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal archiveren
Actiepunten verspreiden
Restanten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 24
Dessertbordenaantal 24
Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Wijn- en bierglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Koks- en broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Karaffenaantal 6

Werkmateriaal

Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 3
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Plakbriefjesaantal 12
A4-papieraantal 250
Naamkaarthoudersaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Schilderstapeaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur routegegevens uiterlijk 3 dagen vooraf mee met de uitnodiging of bevestiging. Zo hoeven deelnemers op de ochtend zelf niet te zoeken naar de locatie of ingang.
Plan de techniekstest minimaal 60 minuten voor de start. Test niet alleen de beamer en HDMI-kabel, maar ook presentaties, geluid, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Leg naamkaartjes en werkmaterialen per groep klaar, zodat de eerste werkvorm zonder uitleg over de logistiek kan beginnen.
Zet koffie, thee en water vóór ontvangst klaar en koel dranken op tijd. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of er genoeg kopjes, glazen, karaffen en thermoskannen zijn.
Reserveer het laatste halfuur vóór opening voor de ruimte: ventileer, zet tafels en stoelen neer, richt de presentatietafel in en leg presentaties, flip-overs en stiften klaar. Controleer daarna aan de hand van het definitieve programma of elke werkvorm het benodigde materiaal heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strategiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en reservering. Leg het programma en de werkvormen uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat presentaties, groepsindeling en materialen nog gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een strategiedag versturen?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken voor de strategiedag. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en stuur routegegevens uiterlijk 3 dagen vooraf nogmaals mee.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een strategiedag op locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten op locatie vóór de ontvangst: 30 minuten voor tafels, stoelen en ventilatie, 30 minuten voor techniek en presentaties en 30 minuten voor koffie, materialen en een laatste controle.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een strategiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een dagprogramma vul je tussendoor aan en zorg je naast koffie en thee ook voor water, gekoelde dranken en voldoende drinkglazen of karaffen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.