Journée stratégique : la checklist d’organisation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la liste des participants et les invitations, puis prévoyez un délai de réponse avant de confirmer les quantités de repas, de boissons et de vaisselle. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant les courses.
• Finalisez le programme avant de répartir les groupes et de préparer les méthodes de travail. Envoyez ensuite l’itinéraire et les informations pratiques afin d’éviter les arrivées échelonnées ou les questions de dernière minute.
• Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Vérifiez aussi le microphone et l’enceinte portable si plusieurs personnes doivent entendre les présentations.
• Prévoyez une vraie phase d’installation le jour même : ouvrez et aérez la salle, placez les tables et les chaises, puis installez la projection, la sonorisation et les espaces de travail. Gardez 30 minutes de marge avant l’accueil.
• Ne laissez pas le café, le thé et les boissons au dernier moment. Refroidissez les boissons à l’avance, installez les thermos et la machine à café, puis disposez les amuse-bouches sur des plateaux juste avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée stratégique ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour confirmer les participants, les groupes et les besoins alimentaires.

Combien de temps prévoir pour installer une journée stratégique ?

Prévoyez au minimum 90 minutes sur place, dont 30 minutes de marge avant l’accueil. Une installation avec projecteur, écran, sonorisation, tables de travail et espace café peut facilement prendre plus d’une heure.

Quand tester le matériel technique ?

Faites un premier test la veille et un contrôle rapide le matin même, environ 60 minutes avant le début. Vérifiez notamment l’ordinateur, le câble HDMI, les multiprises, le microphone et l’enceinte.

Quand acheter les boissons et les fournitures ?

Faites les courses après la clôture des inscriptions et la confirmation des besoins alimentaires, généralement 3 à 5 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et rassemblez le matériel de travail avant l’installation.

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