Checklist para organizar una jornada estratégica

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de participantes antes de enviar las invitaciones y deja al menos 7 días para gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas. Sin ese dato, la compra y el servicio de comida quedan abiertos hasta el último momento.
• Define el programa final y la distribución de grupos antes de preparar las dinámicas. Envía los datos de la ruta junto con la información práctica para que nadie llegue sin saber cómo acceder al lugar.
• Recopila las presentaciones con al menos 48 horas de antelación y pruébalas en el portátil que se usará durante la jornada. Comprueba también el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
• Reserva tiempo para abrir y ventilar el espacio, colocar mesas y sillas y montar la zona de presentación. La sala debe estar lista antes de que lleguen los participantes, con los carteles de nombre y los materiales de trabajo ya distribuidos.
• Enfría las bebidas y prepara el punto de café y té antes del comienzo. Coloca aperitivos en bandejas y deja a mano tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y termos para evitar interrupciones durante las sesiones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada estratégica?

Empieza al menos 3 semanas antes para elaborar la lista de participantes, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Reserva las últimas 48 horas para confirmar el programa, recopilar presentaciones y hacer la prueba técnica.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una jornada estratégica?

Envíalas como mínimo 2 semanas antes de la fecha prevista. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y posibles cambios en la lista de participantes.

¿Qué hay que probar antes de una jornada estratégica?

Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el altavoz y el micrófono al menos 24 horas antes. Lleva también cables alargadores y regletas comprobados para resolver problemas de conexión antes de abrir la sala.

¿Cuándo hay que preparar la sala para una jornada estratégica?

Haz el montaje entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. En ese tiempo puedes ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, preparar la mesa de presentación, montar el café y té y poner los aperitivos en bandejas.

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