Strandconcert organiseren: checklist en planning

Een strandconcert vraagt meer voorbereiding dan een gewoon optreden: zand, wind, stroom en vergunningen beïnvloeden bijna elke beslissing. Leg de locatie, vergunningen, artiesten, muziekrechten en techniek vroeg vast en werk daarna naar een duidelijk draaiboek toe. Controleer leveringen, weersverwachting en het artiestenprogramma opnieuw vlak voor de start. Deze checklist helpt je de 72 taken en 61 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zonder de voorzieningen voor publiek en crew te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen aanvragen
Strandlocatie vastleggen
Artiesten boeken
Muziekrechten regelen
Geluidsapparatuur reserveren
Stroomvoorziening vastleggen
Beveiliging vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Toiletvoorzieningen vastleggen
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie verzamelen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond afdrukken
Weersvoorspelling controleren
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
Artiëntenprogramma bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Weersvoorspelling opnieuw controleren
Leveranciers ontvangen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Verlichting installeren
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiënten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Technische veiligheidscontrole
2 personen
Crewbriefing houden
6 personen

Event

Publieksingang openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Publiek en terrein controleren
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Artiënten wisselen
2 personen
Lichtshow bedienen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Podium afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Afval opruimen
5 personen
Strand schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Bar
Buffettafelsaantal 4
Artiëntenstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Partytentenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Aggregaat
Koelkastenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 12
Prikkabelverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Wijnglazenaantal 150
Bordenaantal 250
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
IJsblokhoudersaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Strandvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Ballonnenbogenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Asbakkenaantal 8
Bezemsaantal 6
Blikvangersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Veiligheid

Hekkenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de strandlocatie, vergunningen en artiesten. Regel muziekrechten, beveiliging, EHBO en toiletvoorzieningen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Plan stroom en geluid als één geheel. Reserveer luidsprekers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, kabels en een aggregaat; houd daarnaast verlengkabels en stekkerdozen achter de hand voor een opstelling op zand.
Maak de publieksindeling concreet: plaats podium, bar, buffettafels, biertafels en klapstoelen op de plattegrond. Voorzie ook artiestenstoelen, kledingrekken en partytenten, zodat backstage niet tussen het publiek belandt.
Sluit catering en drank uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf af en verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen. Koel de dranken pas volgens de afgesproken levering, en tel herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek per gast plus een kleine reserve.
Doe de laatste weers- en leveringscontrole 24 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Controleer dan ook het afgedrukte draaiboek, de plattegrond, vrijwilligersindeling, batterijlantaarns en verlichting voor na zonsondergang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strandconcert organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, artiesten en techniek. Plan de definitieve controle van weer, leveringen en programma 24 uur voor het concert.
Welke techniek heb ik nodig voor een strandconcert?: Reken op luidsprekers, subwoofers, een mengpaneel, microfoons, standaards, DI-boxen, monitorspeakers en instrumentkabels. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en een aggregaat vast, omdat vaste stroom op het strand niet vanzelfsprekend is.
Wanneer moet ik een vergunning voor een strandconcert aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de strandlocatie en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarna welke aanvullende afspraken gelden voor geluid, publiek, stroom en eindtijd.
Hoeveel toiletten en beveiliging heb ik nodig voor een strandconcert?: Dat hangt af van het verwachte aantal bezoekers en de lokale voorschriften; leg beide voorzieningen vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Maak uiterlijk 2 weken vooraf de bezetting en contactgegevens definitief en neem die op in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.