Checklist pour organiser un concert sur la plage

Un concert sur la plage demande plus qu’une scène et un groupe : le sable, le vent, l’électricité et la météo influencent chaque décision. Commence par obtenir les autorisations et bloquer le lieu, puis réserve les artistes, la sonorisation, les sanitaires et le catering. Dans les dernières 48 heures, confirme les livraisons, répartis les bénévoles et vérifie deux fois les prévisions. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir dans l’ordre où tu en auras besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations
Définir le lieu de la plage
Réserver des artistes
Gérer les droits musicaux
Réserver le matériel de sonorisation
Prévoir l’alimentation électrique
Mettre la sécurité en place
Organiser le personnel de premiers secours
Réserver les installations sanitaires
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des artistes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
Confirmer le programme des artistes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier à nouveau les prévisions météo
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueil des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Contrôle de sécurité technique
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Contrôler le public et le site
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Alterner les artistes
2 personnes
Gérer le spectacle lumineux
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner la sortie du public
4 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Ramasser les déchets
5 personnes
Nettoyer la plage
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 120
Bar
Tables de buffetqté 4
Chaises pour artistesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Réfrigérateursqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 12
Guirlande lumineuseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 150
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Supports pour glaçonsqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de plageqté 6
Nappesqté 16
Fond de scène
Arches de ballonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 16
Cendriersqté 8
Balaisqté 6
Éléments pharesqté 4
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6

Sécurité

Barrièresqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation dès que la plage est choisie : prévois au minimum plusieurs semaines pour réunir les accords, les droits musicaux et le dispositif de sécurité.
Ne traite pas l’électricité comme un détail : fais valider la puissance nécessaire pour la scène, la sonorisation, les réfrigérateurs et l’éclairage avant de réserver un groupe électrogène.
Prévois une solution pour le vent et le sable. Les tentes, câbles, multiprises, micros et enceintes doivent être installés de façon stable et protégés contre les projections de sable et l’humidité.
Confirme le programme des artistes et leurs besoins au moins 7 jours avant le concert, puis imprime le déroulé et le plan pour l’équipe. Garde aussi des chaises et un espace d’attente pour les artistes.
Refais les courses et refroidis les boissons la veille, puis confirme toutes les livraisons le matin même. Vérifie la météo une dernière fois avant l’installation afin d’ajuster les tentes, l’éclairage et l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur la plage ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, les droits musicaux, les artistes, la sécurité et les réservations techniques. Un événement plus important ou soumis à plusieurs administrations peut demander davantage de délai.
Quand faut-il vérifier la météo pour un concert sur la plage ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à 48 heures et le matin du concert. Cette dernière vérification permet de décider si les tentes, l’éclairage et l’installation électrique peuvent être montés en sécurité.
Quel matériel faut-il prévoir pour la sonorisation d’un concert sur la plage ?: Il faut notamment une scène, des haut-parleurs, des subwoofers, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI, des moniteurs de scène et les câbles nécessaires. Ajoute des rallonges et des multiprises adaptées à la puissance prévue.
Quand réserver les sanitaires et le catering pour un concert sur la plage ?: Réserve les installations sanitaires et le catering dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Confirme les quantités, les horaires de livraison et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.