Checklist voor een goed georganiseerde straatspeeldag
Een straatspeeldag vraagt meer voorbereiding dan alleen spelmateriaal op straat zetten. Regel eerst de melding, straatafsluiting, verzekering en afspraken met omwonenden. Daarna werk je het programma, de vrijwilligersindeling en de plattegrond uit. Denk ook aan praktische zaken die vaak te laat komen: sleutels, stroom, gekoelde dranken, EHBO en een plan voor slecht weer. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en hoe je de dag overzichtelijk laat verlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning en melding controleren
Straatafsluiting aanvragen
Verzekering controleren
Leveranciers reserveren
Spelmateriaal reserveren
Buurtbewoners uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Spelprogramma opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Omwonenden informeren
2 personen
Verkeersplan delen
Vrijwilligersinstructies maken
EHBO-contactlijst maken
Plattegrond maken
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Sleutels en toegang regelen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Spelstations voorbereiden
4 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Weerscenario klaarzetten
2 personen
Afvalpunten voorbereiden
2 personen
Event
Straat afsluiten
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Opening aankondigen
Spelregels uitleggen
3 personen
Kinderen bij activiteiten begeleiden
8 personen
Verkeersafzetting bewaken
2 personen
Eten en drinken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
Muziek bedienen
Fototoestemming controleren
Prijsjes uitdelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Eten en drinken afsluiten
3 personen
Nazorg
Spelmateriaal sorteren
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Straat schoonmaken
4 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Geluid en verlichting uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Leveranciers afhandelen
Gevonden voorwerpen melden
Bewoners informeren over afronding
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 4
- Picknickkleedaantal 8
- Kleedhokje
Apparatuur
- Accuspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 6
Verkeersmateriaal
- Dranghekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 16
- Afsluitbordenaantal 4
- Pionlintaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Hesjesaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Hoepelsaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Stoepkrijtaantal 24
- Waterballonnenaantal 500
- Sponsballenaantal 30
- Blikwerpsetaantal 2
- Ringwerpsetaantal 2
- Cornholegame
- Touwtrektouw
- Watertafelsaantal 2
- Plastic bakkenaantal 8
- Bellenblaasaantal 12
- Verkleedklerenaantal 2
- Bordspellenaantal 8
- Kaartspellenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 4
- Krijtbordenaantal 4
- Pijlbordjesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbaar bestekaantal 180
- Opscheplepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Koffiekopjesaantal 60
- Theelepelsaantal 60
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 4
- Blik en vegeraantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 4
- Koortsthermometer
Informatie
- Programmabordenaantal 4
- Registratieformulierenaantal 200
- Pennenaantal 20
- Polsbandjesaantal 200
- Portaalklemmenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer minimaal 6 weken vooraf of je een melding of vergunning nodig hebt en vraag de straatafsluiting op tijd aan. Deel het verkeersplan daarna met omwonenden en vrijwilligers, zodat iedereen weet waar dranghekken, kegels en afsluitborden komen.
- Reserveer spelmateriaal niet pas in de laatste week. Maak per spelstation een korte materiaallijst en leg ballen, pionnen, hoepels, springtouwen en stoepkrijt uiterlijk de dag ervoor per onderdeel klaar.
- Plan per activiteit minimaal één vrijwilliger en wijs daarnaast iemand aan voor de centrale coördinatie. Maak de vrijwilligersinstructies, EHBO-contactlijst en plattegrond uiterlijk 3 dagen vooraf beschikbaar.
- Regel stroom en geluid vóór de opbouw: test de accuspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op locatie. Neem powerbanks mee als een telefoon of apparaat tijdens de dag leeg kan raken.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wanneer je partytenten, picknickkleden of een alternatief programma inzet. Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en portioneer hapjes voordat de eerste kinderen arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een straatspeeldag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor een eventuele vergunning, de straatafsluiting, verzekering, leveranciers, uitnodigingen en de indeling van vrijwilligers.
- Heb ik een vergunning nodig voor een straatspeeldag?
- Dat hangt af van je gemeente, de straat en de geplande afsluiting. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf; vraag ook meteen of een melding volstaat en welke verkeersmaatregelen verplicht zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een straatspeeldag?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per spelstation en één coördinator voor het geheel. Bij meerdere straten, een druk programma of jonge kinderen heb je daarnaast extra mensen nodig voor verkeer, EHBO en het aanvullen van drinken.
- Wanneer zet ik de spullen klaar voor een straatspeeldag?
- Verzamel en controleer de materialen de dag ervoor en bereid de spelstations voorafgaand aan de start op locatie voor. Zet dranken enkele uren eerder koud en test geluid, stroom en verlichting vóór de deelnemers komen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!