Checklist voor een goed georganiseerde straatnaamgeving
Een straatnaamgeving vraagt om meer dan een onthullingsdoek en een bord. Je regelt vooraf toestemming, gasten, sprekers, catering en de praktische inrichting van de locatie. Op de dag zelf moeten route, geluid, zitplaatsen en het onthullingsmoment logisch op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om eerst de basis vast te leggen, daarna de genodigden en voorzieningen te regelen en pas als laatste de locatie op te bouwen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Toestemming locatie bevestigen
Programma van de middag maken
2 personen
Sprekers en genodigden benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Catering reserveren
Straatnaambord controleren
2 personen
Bevestigingsmateriaal controleren
2 personen
Onthullingsmoment voorbereiden
2 personen
Route en bewegwijzering bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Straatnaambord afdekken
2 personen
Buffet en ontvangsttafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Straatnaambord onthullen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Materialen controleren en opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Onthullingsfoto's archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 4
- Statafelsaantal 6
- Registratietafel
- Partytentenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 4
Apparatuur
- Acculuidspreker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Fotocamera
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 6
- Dienbladenaantal 6
Decoratie
- Onthullingsdoek
- Lintenaantal 4
- Bannersaantal 4
- Vlaggenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 4
- Routepijlenaantal 8
- Scharenaantal 3
- Kabelbindersaantal 50
- Bevestigingstapeaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en toestemming eerst vast. Maak daarna meteen het middagprogramma, zodat sprekers, genodigden en catering dezelfde eindtijd en opbouw kennen.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en afmeldingen in één gastenlijst. Controleer die lijst 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst nogmaals.
- Plan het onthullingsmoment met een duidelijke volgorde: aankondiging, korte toespraken, onthulling en fotomoment. Controleer het straatnaambord en bevestigingsmateriaal minstens 1 week vooraf.
- Maak voor de opbouw een tijdslot van minimaal 2 uur. Zet tenten, tafels, stoelen, registratietafel, geluidsapparatuur en bewegwijzering eerst klaar; richt daarna buffet en ontvangsttafel in.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra beschutting of aangepaste bewegwijzering nodig zijn. Koel dranken op tijd en houd een plan voor stroom, microfoon en acculuidspreker achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een straatnaamgeving organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en genodigden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en leg de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen vooraf vast.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een straatnaamgeving?
- Reken op minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, geluid, versiering en het buffet. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van het straatnaambord, de onthulling en de route.
- Wanneer controleer je het straatnaambord en het onthullingsmateriaal?
- Controleer het bord, de bevestiging en de onthullingsdoek uiterlijk 1 week vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat gasten arriveren, zodat het bord stevig hangt en de onthulling zonder zoeken kan beginnen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een straatnaamgeving?
- Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, water en frisdrank. Voor een bijeenkomst van 40 gasten betekent dat 80 tot 120 drankjes; koel de dranken uiterlijk de ochtend zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!