Straßenbenennung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Straßenbenennung ist meist ein kurzer offizieller Moment mit Empfang, Reden und anschließender Enthüllung. Damit am Tag selbst nichts fehlt, legst du zuerst Datum, Ort und Genehmigungen fest und kümmerst dich danach um Gäste, Catering und Technik. In den letzten Tagen zählen vor allem Wetter, Beschilderung und der Aufbau vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Aufräumen durch alle 47 Aufgaben und 40 benötigten Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigung der Location bestätigen
Nachmittagsprogramm erstellen
2 Personen
Redner und geladene Gäste kontaktieren
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Catering reservieren
Straßenschild kontrollieren
2 Personen
Befestigungsmaterial prüfen
2 Personen
Enthüllungsmoment vorbereiten
2 Personen
Route und Beschilderung festlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Straßenschild abdecken
2 Personen
Buffet und Empfangstisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Programm ankündigen
Reden begleiten
2 Personen
Straßenschild enthüllen
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Soundequipment aufräumen
2 Personen
Materialien prüfen und einlagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Enthüllungsfotos archivieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappstühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- StehtischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- PartyzelteAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
Ausstattung
- Akku-Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- Fotokamera
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- TablettsAnz. 6
Dekoration
- Enthüllungstuch
- BänderAnz. 4
- BannerAnz. 4
- FahnenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- ScherenAnz. 3
- KabelbinderAnz. 50
- BefestigungstapeAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär zuerst, wer für Genehmigung, Straßenschild und Befestigung zuständig ist. Kontrolliere das Schild spätestens eine Woche vor der Veranstaltung und prüfe, ob das Material zur Montage vollständig ist.
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du die endgültige Gästeliste, Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Termin abschließen kannst. So kann das Catering die Mengen korrekt planen.
- Plane das Enthüllungsmoment als eigenen Programmpunkt und lege vorher fest, wer das Tuch abnimmt, wer spricht und wo die Gäste stehen. Eine kurze Probe am Vortag verhindert, dass Mikrofon, Schild oder Fotoposition improvisiert werden müssen.
- Prüfe die Tonanlage und das kabellose Mikrofon nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Baue Lautsprecher, Verlängerungskabel und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn auf und teste die Verständlichkeit am hinteren Rand des Publikums.
- Bei einem Nachmittagsprogramm werden Getränke, Kaffee und Snacks oft zu spät vorbereitet. Kühle die Getränke einige Stunden vorher, stelle Buffet- und Empfangstisch vor dem offiziellen Beginn bereit und halte Abfallbehälter direkt am Empfang bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Straßenbenennung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigung und Gästeliste. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?
- Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Straßenbenennung ab. Gib die finale Personenzahl danach direkt an das Catering weiter.
- Wie lange dauert der Aufbau für eine Straßenbenennung?
- Plane mindestens 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle, Dekoration, Buffet, Registrierung und Technik ein. Bei zusätzlicher Beschilderung oder einer größeren Gästeliste sind 2 Stunden sicherer.
- Was muss man am Tag der Straßenbenennung zuerst prüfen?
- Kontrolliere morgens Wetter, Straßenschild, Befestigung und die geplante Route. Danach werden Getränke gekühlt, Technik getestet und das Enthüllungstuch angebracht, spätestens 60 Minuten vor Beginn.
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