Straatfeest organiseren: complete checklist

Een straatfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels, eten en muziek klaarzetten. Je moet vroeg controleren of een melding of vergunning nodig is, de straatafsluiting regelen en afspraken maken over geluid en doorgang. Daarna volgen de uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en indeling van de straat. Gebruik deze checklist om het werk over meerdere weken te verdelen en voorkom dat koeling, stroom, vrijwilligers of afval pas op de feestdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunning en melding controleren
Straatafsluiting aanvragen
Muziek en geluidsniveau afstemmen
2 personen
Leveranciers en materiaal reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Buren persoonlijk informeren
2 personen
Definitief bezoekersaantal bepalen
2 personen
Indeling van de straat maken
2 personen
Barbecue en koeling reserveren
Speakers en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Barbequeplanning maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Route voor afzetting controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Sleutels en contactgegevens klaarleggen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en voedsel koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades en sauzen voorbereiden
3 personen
Versiering sorteren
2 personen
Apparatuur opladen

Event

Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Afzethekken plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Barbecue veilig plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
4 personen
Barbecuegerechten serveren
4 personen
Vegetarische gerechten apart houden
2 personen
Allergeneninformatie beschikbaar houden
Servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Muziek afsluiten
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Barbecue veilig doven
2 personen
Voedsel en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afzethekken verwijderen
3 personen
Straat en stoepen schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Laatste straatronde uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 150
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Kubbspel
Springtouwenaantal 4
Stoepkrijtaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 8
Waarschuwingslintaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, vergunning of melding en de aanvraag voor de straatafsluiting. Controleer ook meteen welke route vrij moet blijven voor hulpdiensten en bewoners.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag een duidelijke deadline voor aanmeldingen en dieetwensen. Bepaal 7 dagen vooraf het definitieve bezoekersaantal, zodat je eten, glazen, stoelen en koeling kunt afstemmen.
Maak voor de straatindeling een eenvoudig plan met barbecue, buffettafels, partytenten, zitplaatsen en kabelroutes. Leg verlengkabels niet los over looproutes en controleer vooraf waar gasflessen en koelboxen veilig kunnen staan.
Test speakers, mengpaneel en draadloze microfoon minstens 2 dagen vooraf op de geplande plek. Spreek één persoon aan voor muziek en geluid, zodat het geluidsniveau niet pas tijdens het feest wordt bijgestuurd.
Plan op de feestdag aparte momenten voor boodschappen, koelen, versieren en opbouwen. Zet dranken minimaal enkele uren vooraf in koelboxen met koelelementen en leg sleutels, contactgegevens en de taakverdeling op één vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een straatfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de datum, het programma en de controle van vergunningen of meldingen. Regel de straatafsluiting en reserveer materiaal zo vroeg mogelijk; stuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf.
Wanneer moet ik de straatafsluiting voor een straatfeest aanvragen?: Controleer dit direct zodra de datum vaststaat, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het straatfeest. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een straatfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel ook alcoholvrije opties, water en extra voorraad mee voor warm weer; baseer de eindbestelling op het definitieve aantal aanmeldingen.
Wanneer moet ik het eten voor een straatfeest voorbereiden?: Was groenten en fruit en maak salades en sauzen bij voorkeur de dag ervoor klaar. Doe de laatste boodschappen 1 dag vooraf en koel dranken en bederfelijke producten enkele uren voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.