Zo organiseer je een sterrenwandeling

Begin een sterrenwandeling niet met de catering, maar met de route en de startlocatie. Controleer waar je toestemming nodig hebt, kies meerdere sterrenpunten en leg meteen een alternatieve route vast. Daarna regel je de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie, zodat je weet hoeveel verlichting, telescopen, zitplaatsen, soep en drinken nodig zijn. Op de dag zelf draait het om zichtbaarheid, een duidelijke route en materiaal dat in het donker direct werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Startlocatie reserveren
5
Toestemming voor route navragen
6
Route en sterrenpunten controleren
2 personen
7
Alternatieve route vastleggen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Materialen ophalen
2 personen
13
Sterrenkaarten sorteren
2 personen
14
Routekaarten afdrukken
15
Telescopen testen
2 personen
16
Verlichting opladen
17
Soep en brood voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels aankleden
2 personen
22
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
23
Route markeren
3 personen
24
Telescopen opstellen
3 personen
25
Veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

26
Registratietafel bemannen
2 personen
27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Welkomstuitleg geven
2 personen
29
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
30
Korte sterrenlezing verzorgen
31
Eerste wandelgroep begeleiden
3 personen
32
Tweede wandelgroep begeleiden
3 personen
33
Sterrenbeelden toelichten
2 personen
34
Soep en brood serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Routepijlen verwijderen
3 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur schoonmaken
2 personen
44
Materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen verwerken
46
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Rode hoofdlampjesaantal 50
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 50

Wandelmateriaal

Routepijlenaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kompassenaantal 6
Klembordenaantal 6
Sterrenkaartenaantal 60
Routekaartenaantal 60
Pennenaantal 20

Apparatuur

Telescopenaantal 3
Verrekijkersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Servies

Mokkenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterglazenaantal 60

Keuken

Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Routebordjesaantal 10
Sterrenpostersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Dekenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst bij daglicht en controleer alle sterrenpunten opnieuw. Markeer kruisingen met routepijlen en verkeerskegels en gebruik reflecterende hesjes, zodat deelnemers de groep ook in het donker herkennen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, route, verwachte duur, kledingadvies, wat deelnemers zelf meenemen en wat er gebeurt als de weersverwachting omslaat.
Test telescopen, verrekijkers, verlichting en powerbanks minimaal 1 dag vooraf. Laad rode hoofdlampjes en LED-lantaarns op en leg reservebatterijen en oplaadkabels bij het materiaal, niet pas bij de starttafel.
Richt de startlocatie in vaste volgorde in: eerst aanmeldtafel en deelnemerslijst, daarna routekaarten en sterrenkaarten, vervolgens verlichting en veiligheidsmateriaal. Zet telescopen pas neer nadat je hebt gecontroleerd waar deelnemers veilig kunnen stilstaan.
Bereid soep en brood zo veel mogelijk vooraf en houd dranken gekoeld in koelboxen. Reken per deelnemer op een mok soep, een bord of kom en bestek; zet extra mokken en kommen klaar voor morsen of een tweede portie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sterrenwandeling te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voorbereiding. Reserveer de startlocatie en controleer toestemming voor de route in de eerste week; plan de definitieve route en deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel begeleiding heb je nodig bij een sterrenwandeling?: Plan minimaal 1 begeleider per groep van ongeveer 10 tot 15 deelnemers. Wijs daarnaast 1 persoon aan voor de aanmeldtafel en 1 persoon die bij de achterzijde van de groep blijft.
Wanneer controleer je het weer voor een sterrenwandeling?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Neem bij twijfel uiterlijk 6 uur voor de start een besluit over de alternatieve route of het verplaatsen van het programma.
Hoeveel telescopen heb je nodig voor een sterrenwandeling?: Met 1 telescoop per 10 tot 15 deelnemers voorkom je lange wachtrijen bij de sterrenpunten. Zet daarnaast verrekijkers en sterrenkaarten in, zodat de groep ook kan kijken wanneer een telescoop bezet is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.