Checklist voor een sterrenwacht open dag

Een sterrenwacht open dag vraagt om meer dan telescopen klaarzetten. Je plant rondleidingen en lezingen, verwerkt aanmeldingen en deelt vrijwilligers in voordat de deuren opengaan. Tegelijk regel je catering, bewegwijzering en een werkende presentatie voor bezoekers die misschien voor het eerst binnenkomen. Gebruik deze checklist om het programma, de ontvangst en de praktische voorbereiding stap voor stap af te werken. Zo voorkom je dat naambadges, bezoekersinformatie of een laatste controle van de apparatuur pas op de ochtend zelf aan bod komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden publiceren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Lezingen plannen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Telescoop controleren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Infostands inrichten
3 personen
Exposities inrichten
4 personen
Telescoopruimte inrichten
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Borden en pijlen ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Telescoop demonstreren
3 personen
Lezingen presenteren
2 personen
Exposities toelichten
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting bijstellen
Buitenroute verlichten
2 personen
Avondobservatie begeleiden
4 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Telescoop veilig opbergen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Infostands afbreken
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Sterrenballonnenaantal 40
Slinger sterrenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Infopanelenaantal 10
Postersaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 5
Verrekijkersaantal 10
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Buitenlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelcontainersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 2
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelvitrinesaantal 2
Koffiefiltersaantal 150
Servettenhoudersaantal 10
Broodmandenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Thermoboxenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg rondleidingen en lezingen vroeg vast en publiceer per onderdeel een begintijd. Plan voldoende ruimte tussen programmaonderdelen voor binnenkomst, vragen en het verplaatsen van groepen.
Open het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen verstuurt en verwerk dieetwensen direct. Maak uiterlijk vóór de open dag een definitieve bezoekerslijst, zodat catering en naambadges niet op schattingen zijn gebaseerd.
Wijs vrijwilligers per taak toe: ontvangst, rondleidingen, catering en apparatuur. Zorg dat iedere vrijwilliger ook weet waar bezoekers terechtkunnen met vragen over het programma of de ruimtes.
Test laptop, beamer, telescopen en verrekijkers vóór de publieksdag. Controleer daarna opnieuw de apparatuur op de locatie, omdat kabels, stroompunten en instellingen bij het opbouwen kunnen veranderen.
Maak de bezoekersroute zichtbaar met pijlborden, posters en infopanelen. Zet programma’s en naamkaartjes klaar bij de ontvangst en richt tafels, stoelen en garderoberekken zo in dat de entree niet blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sterrenwacht open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en openingstijden. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, catering en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sterrenwacht open dag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 begeleider per gelijktijdige rondleiding of activiteit. Tel extra hulp op voor catering, garderobe en techniek wanneer die niet door dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd.
Wanneer moet ik de catering voor een sterrenwacht open dag bestellen?: Bestel de catering zodra je een betrouwbare bezoekersinschatting hebt, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen eerder via het aanmeldformulier en geef de definitieve aantallen uiterlijk enkele dagen voor het evenement door.
Wanneer controleer ik de telescopen en andere apparatuur?: Test alle apparatuur minstens 3 tot 5 dagen vooraf en voer op de opbouwdag een tweede controle uit. Controleer daarbij ook laptop, beamer, stroomvoorziening en de plek waar bezoekers door de telescoop kijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.