Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del observatorio
Una jornada de puertas abiertas del observatorio necesita más que telescopios preparados. Hay que coordinar horarios, inscripciones, visitas guiadas, charlas, voluntarios, catering y el recorrido de los asistentes. Esta checklist reúne 72 tareas y 71 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar el programa hasta montar las mesas y probar el proyector. También ayuda a cerrar a tiempo los detalles que suelen olvidarse: preferencias dietéticas, acreditaciones, señalización y un plan alternativo si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Publicar los horarios de apertura
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Planificar las charlas
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar el telescopio
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Montar exposiciones
4 personas
Montar la sala del telescopio
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar carteles y flechas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Demostrar el telescopio
3 personas
Presentar las charlas
2 personas
Explicar las exposiciones
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Ajustar la iluminación
Iluminar la ruta exterior
2 personas
Acompañar la observación nocturna
4 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar el telescopio de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger comida y bebida
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar los stands de información
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 100
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas altascant. 6
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 6
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Globos de estrellascant. 40
- Guirnalda de estrellascant. 8
- Mantelescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 10
- Cartelescant. 20
- Pizarrascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
Equipo
- Telescopioscant. 5
- Prismáticoscant. 10
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas de exteriorcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternascant. 10
- Baterías de repuestocant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Contenedores frigoríficoscant. 2
- Básculas de cocinacant. 2
- Pinzas de servircant. 8
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Papelelerascant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Catering
- Jarras de aguacant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Vitrinas refrigeradascant. 2
- Filtros de cafécant. 150
- Porta-servilletascant. 10
- Cestas de pancant. 6
- Cuencoscant. 20
- Cajas térmicascant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, los horarios de apertura y el programa antes de publicar el formulario de inscripción. Así sabrás cuántas visitas guiadas y charlas puedes ofrecer en cada franja.
- Revisa las inscripciones al menos 7 días antes y prepara entonces la lista definitiva de asistentes, las preferencias dietéticas y las acreditaciones. Imprimir estos datos la víspera deja poco margen para corregir errores.
- Asigna voluntarios por función y por horario, no solo por nombre. Necesitarás cubrir la recepción, las visitas guiadas, las charlas, el catering y la supervisión del telescopio durante toda la jornada.
- Prueba el telescopio, los prismáticos, el portátil y el proyector como mínimo 24 horas antes. Comprueba también que los carteles direccionales y los paneles informativos se entiendan desde los puntos de entrada.
- Haz la compra y pide el catering después de cerrar el número de asistentes. Prepara café y té, llena los refrigeradores y deja listas las bandejas, jarras, termos, vasos y tazas antes de que lleguen los primeros grupos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del observatorio?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, las reservas y la convocatoria. Deja la última semana para cerrar inscripciones, voluntarios, catering, materiales y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes, siempre que el aforo lo permita. En ese momento puedes preparar la lista definitiva, recoger las preferencias dietéticas y distribuir las visitas guiadas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas del observatorio?
- Calcula al menos una persona para recepción, una por cada visita guiada simultánea, una para las charlas y otra para el catering y los cambios de sala. Añade una persona de apoyo si esperas varios grupos o si el programa dura más de 4 horas.
- ¿Cuándo hay que probar el telescopio y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día, antes de abrir. Comprueba conexiones, batería o alimentación, enfoque, presentación y visibilidad del equipo desde la zona del público.
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