Zo organiseer je een stagemarkt zonder losse eindjes

Begin met het programma en de datum, en leg daarna vast hoeveel bedrijven en bezoekers je verwacht. Benader deelnemende bedrijven vroeg, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, logo’s, dieetwensen en een logische plattegrond. Open vervolgens de registratie voor bezoekers en werk toe naar een duidelijke informatiestroom met programma, parkeerinformatie en standnummers. In de laatste week draait alles om controleren: printwerk, badges, techniek, catering en de inrichting van de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier voor bedrijven maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Bezoekersregistratie openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Bedrijfsgegevens verzamelen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bedrijfslogo's verzamelen
10
Plattegrond met stands maken
2 personen
11
Standnummers toewijzen
12
Parkeerinformatie delen
13
Programma publiceren
14
Bevestigingen naar bedrijven sturen
15
Catering reserveren
16
Drankvoorraad bepalen
17
Printwerk voorbereiden
2 personen
18
Naambadges maken
2 personen
19
Bezoekerslijst printen
20
Infomappen samenstellen
3 personen
21
Standmaterialen controleren
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Ontvangstruimte voorbereiden
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Standplaatsen uitzetten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Stands aankleden
6 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Hapjes uitstallen
2 personen
37
Techniek en stroom testen
2 personen

Event

38
Bedrijven ontvangen
3 personen
39
Registratiebalie bemannen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Voorraad controleren
50
Bedrijven ondersteunen
2 personen
51
Einde van de markt aankondigen
52
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
53
Bedrijven uitchecken
2 personen

Nazorg

54
Standmaterialen verzamelen
5 personen
55
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Ruimte schoonmaken
3 personen
61
Materialen terugbrengen
4 personen
62
Koelboxen leegmaken
2 personen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen registreren
66
Bedrijven bedanken
67
Bezoekers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 32
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Presentatieschermenaantal 4
Beeldschermkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Draadloze microfoon
Compacte speakeraantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Standachterwandenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 12
Plantdecoratieaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Standnummersaantal 24
Bedrijfsnaambordenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Waterkannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Lanyardsaantal 250
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Bezoekersformulierenaantal 300
Polsbandjesaantal 250

Printwerk

Infomappenaantal 250
Plattegrondenaantal 300
Programmaflyersaantal 300
A4-papieraantal 2
Printer
Printertonersaantal 4

Kantoor

Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Schaaraantal 8
Stanleymesaantal 4
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Whiteboardstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Rolcontainersaantal 4

Tips

Plan de werving van bedrijven vóór je de plattegrond maakt. Verzamel per deelnemer bedrijfsgegevens, logo en wensen voor de stand; wijs pas daarna standnummers toe en stuur bevestigingen met de definitieve indeling.
Open de bezoekersregistratie zodra datum en programma vaststaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en maak uiterlijk één dag vooraf een geprinte bezoekerslijst, naambadges en infomappen klaar.
Controleer techniek per stand en niet alleen centraal. Test laptop, presentatieschermen, beeldschermkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag vooraf; leg powerbanks en oplaadstations bij de registratie.
Maak de routing zichtbaar vanaf de ingang. Plaats een welkomstbord, pijlborden, programmaposters en standnummers voordat bedrijven arriveren, zodat bezoekers niet eerst uitleg hoeven te vragen.
Regel catering op basis van bevestigde aantallen en houd rekening met dieetwensen. Koel dranken vooraf en zet naast koffie en kopjes ook afvalbakken en een aparte plek voor lege bekers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stagemarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Bedrijven benaderen, aanmeldingen verzamelen en een plattegrond maken kost meestal meerdere rondes; reserveer de laatste 7 dagen alleen voor bevestigen, printen en controleren.
Hoeveel bedrijven heb je nodig voor een stagemarkt?: Dat hangt af van de ruimte en het doel, maar plan per bedrijf één vaste standplek en houd ongeveer 1,5 tot 2 meter loopruimte tussen rijen. Maak de plattegrond pas definitief nadat je alle deelnemende bedrijven hebt bevestigd.
Wanneer moet je bezoekersregistratie openen?: Open de registratie zodra datum, programma en deelnemende bedrijven voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving 1 tot 2 dagen voor de markt of verwerk daarna alleen nog wijzigingen op een aparte lijst.
Wanneer moet je catering en drank voor een stagemarkt regelen?: Reserveer catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, zodra je een eerste bezoekersaantal hebt. Bevestig het aantal en de dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de markt en bepaal dan ook de drankvoorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.