Stadsrommelmarkt organiseren: checklist en planning

Een stadsrommelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en verkopers regelen. Je moet de vergunning, locatie, verkeersstromen en marktregels vroeg vastleggen, terwijl aanmeldingen en indeling pas later definitief worden. In de laatste week verschuift de aandacht naar materialen, stroom, betalingen, drinken en weersverwachting. Op de dag zelf bepalen een duidelijke plattegrond, herkenbare informatieborden en een terreincontrole vóór opening of alles soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Locatie definitief vastleggen
Verzekering controleren
Marktregels opstellen
2 personen
Verkopers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Plattegrond maken
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Programma publiceren
Verkopers bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Contant geld klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kramen uitzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkoopplaatsen aanwijzen
3 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Paden vrijhouden
2 personen
Verlichting controleren
Verkopers informeren over sluiting
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Kramen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Terreinoplevering bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 30
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Biertafelsetsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Handwasbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en controleer de verzekering zodra de locatie in beeld is. Reken op enkele weken verwerkingstijd en leg marktregels, openingstijden en voertuigtoegang schriftelijk vast.
Sluit de inschrijving van verkopers uiterlijk 2 weken voor de markt. Verwerk daarna de aanmeldingen, maak de plattegrond en stuur iedere verkoper een bevestiging met plaats, aanrijroute en opbouwtijd.
Controleer een week vooraf alle stroompunten en kabelroutes. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone, houd kabels uit looproutes en regel extra verlichting als de opbouw of afbouw in het donker plaatsvindt.
Plan boodschappen en materiaalcontrole 1 tot 2 dagen vooraf. Koelboxen, herbruikbare bekers, koffievoorziening, betaalterminals en contant geld worden vaak pas op de ochtend zelf ontdekt als ze ontbreken.
Doe vóór de opening een ronde over het terrein: staan kramen en tafels goed, zijn pijlborden zichtbaar, zijn afvalpunten geplaatst en blijven nood- en verkeersroutes vrij? Trek hiervoor minimaal 30 minuten uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsrommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en verzekering. Werving en promotie kunnen daarna starten; sluit de verkopersinschrijving ongeveer 2 weken voor de marktdag.
Wanneer maak je de indeling van een stadsrommelmarkt?: Maak een voorlopige indeling zodra de locatie en looproutes vaststaan. Maak de definitieve plattegrond 1 tot 2 weken vooraf, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, en stuur die uiterlijk enkele dagen voor de markt naar de verkopers.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een stadsrommelmarkt?: Plan minimaal 2 uur voor kramen, tafels, tenten, informatieborden, afvalpunten en stroom. Bij een grotere markt of meerdere zones is 3 tot 4 uur veiliger; reserveer bovendien 30 minuten voor de terreininspectie.
Wat moet ik de dag voor een stadsrommelmarkt controleren?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, materialen, koeling, betaalmogelijkheden, verlichting en communicatie. Leg plattegrond, portofoons, sleutels en contactgegevens klaar, zodat je op de ochtend zelf niet hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.