Checklist para organizar un mercadillo urbano sin imprevistos

Organizar un mercadillo urbano requiere coordinar permisos, vendedores, puestos y servicios antes de abrir al público. Esta checklist reúne 58 tareas y 48 materiales para avanzar en el orden correcto, desde confirmar la ubicación hasta revisar el recinto al final. Reserva tiempo para el plano, el tráfico y las conexiones eléctricas: suelen resolverse demasiado tarde. También encontrarás el equipamiento necesario para montar puestos, cobrar, iluminar el espacio y atender a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
Fijar definitivamente la ubicación
Comprobar el seguro
Redactar las normas del mercado
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar a los vendedores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Hacer el plano
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Publicar el programa
Confirmar proveedores
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar efectivo
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Asignar los puntos de venta
3 personas
Abrir la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener los caminos despejados
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Desmontar los puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Confirmar la entrega del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 30
Mesascant. 12
Sillascant. 30
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mesas con bancoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cargadores de teléfonocant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 4
Mantelescant. 14
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Termoscant. 6
Jarras para servircant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Lavabos portátiles para manoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el seguro y las normas antes de invitar a los vendedores. Deja al menos 4 semanas para recibir inscripciones, resolver dudas y asignar cada puesto.
Haz el plano con medidas reales y marca puestos, mesas, electricidad, recogida de basura y recorridos de emergencia. Comprueba que los cables alargadores no crucen las zonas de paso.
Confirma a cada vendedor su ubicación y horario de montaje entre 7 y 10 días antes. Así puedes corregir ausencias y preparar suficientes puestos, mesas, sillas y percheros.
Prepara los pagos y la atención al público el día anterior: carga los terminales, reúne cargadores y walkie-talkies, enfría las bebidas y deja listas tazas, vasos, platos y cubiertos.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto al llegar. Comprueba carpas, iluminación, baterías, puntos de electricidad y contenedores antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo urbano?: Empieza al menos 6 semanas antes para solicitar permisos, fijar la ubicación y comprobar el seguro. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar inscripciones, asignar puestos y confirmar proveedores.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercadillo?: Envía la confirmación definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye la ubicación del puesto, la hora de montaje, las normas, las opciones eléctricas y cualquier preferencia dietética registrada.
¿Cuántas mesas y sillas necesito para un mercadillo urbano?: Depende del número de vendedores y del plano, pero calcula una mesa por puesto que la necesite y añade un margen del 10 % para cambios de última hora. Cuenta las sillas por persona que atienda cada puesto, no solo por vendedor inscrito.
¿Cuándo debo preparar la electricidad y los pagos?: Comprueba los puntos de electricidad al hacer el plano y verifica las conexiones 24 horas antes. Carga los terminales y teléfonos la noche anterior y lleva regletas, cables alargadores y baterías de repuesto.

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