Checklist voor een georganiseerd sportwedstrijdbezoek

Een sportwedstrijd bezoeken met een groep vraagt meer voorbereiding dan alleen tickets kopen. Leg eerst wedstrijd, groepsreservering en vervoer vast en werk daarna toe naar bevestigde aanmeldingen, tickets en een duidelijk vertrekplan. Verzamel dieetwensen en noodcontacten op tijd, zodat je restaurant en boodschappen goed kunt regelen. Op de dag zelf voorkomen een laatste ticketcontrole, opgeladen telefoons en een compleet vertrekpakket de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijd en locatie vastleggen
Groepsreservering maken
Vervoer reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Tickets bestellen
Restaurant reserveren
Vertrektijden doorgeven
Noodcontacten verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Tickets controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en parkeerinformatie printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Snackpakketten samenstellen
3 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Telefoons en powerbanks opladen
Weersverwachting controleren
Laatste ticketcontrole uitvoeren
2 personen
Afwezigen nabellen
Vertrekpakket klaarzetten
2 personen
Verzamelpunt klaarmaken
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Tickets uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsafspraken toelichten
Snackpakketten uitdelen
2 personen
Naar de wedstrijdlocatie reizen
4 personen
Groep bij de ingang verzamelen
3 personen
Tickets bij de ingang controleren
2 personen
Plaatsen in het stadion zoeken
4 personen
Groep tijdens de wedstrijd begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groep na afloop verzamelen
3 personen
Naar het restaurant reizen
4 personen
Groepsdiner begeleiden
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
Aanwezigheid bij terugkomst controleren
2 personen

Nazorg

Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Koelboxen leegmaken
Materialen schoonmaken
2 personen
Verbruikte voorraad aanvullen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Openstaande rekeningen betalen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare snackbakjesaantal 35
Herbruikbare besteksetsaantal 35

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Sportmateriaal

Supportersvlaggenaantal 6
Supporterssjaalsaantal 30

Catering

Geprinte ticketsaantal 35
Deelnemerslijstenaantal 4
Routekaartenaantal 10
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Klembordenaantal 3
Telefoonhoesjesaantal 35
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8

Tips

Plan de groepsreservering en het vervoer zodra wedstrijd en locatie vaststaan. Geef vertrektijd, verzamelpunt en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf door, zodat niemand op eigen gelegenheid naar de verkeerde plek vertrekt.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en bevestig iedere deelnemer. Noteer dieetwensen en noodcontacten vóór je het restaurant en de boodschappen definitief maakt; nabellen op de wedstrijddag kost onnodig tijd.
Controleer tickets twee keer: eerst na bestelling en nogmaals vlak voor vertrek. Leg geprinte tickets naast de digitale versie klaar en neem een deelnemerslijst, routekaarten, klemborden en balpennen mee voor wijzigingen onderweg.
Maak snackpakketten per deelnemer en koel dranken vooraf met koelelementen. Gebruik herbruikbare drinkbekers en snackbakjes en zet afvalbakken klaar; zo hoef je tijdens het reizen niet te verdelen of schoon te maken.
Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor volledig op en controleer de weersverwachting. Leg supportersvlaggen, sjaals, zaklampen en het vertrekpakket bij het verzamelpunt klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportwedstrijdbezoek organiseren?: Leg wedstrijd, locatie, groepsreservering en vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten kunt verwerken.
Wanneer moet ik tickets voor een sportwedstrijd bestellen?: Bestel tickets zodra de groepsgrootte en reservering bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 2 weken voor de wedstrijd. Voer de laatste ticketcontrole uit op de avond ervoor en controleer opnieuw voordat de groep vertrekt.
Hoeveel eten en drinken neem ik mee voor een groepsbezoek?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stel minimaal 1 snackpakket per deelnemer samen. Pas de boodschappen aan op de definitieve deelnemerslijst en verzamelde dieetwensen, niet op het aantal uitnodigingen.
Wat moet ik op de dag van de sportwedstrijd controleren?: Controleer tickets, deelnemerslijst, route en parkeerinformatie, weersverwachting, opgeladen telefoons en powerbanks vóór vertrek. Bel afwezigen na op het afgesproken vertrekmoment en houd het vertrekpakket en het verzamelpunt zichtbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.