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Checkliste für den Besuch einer Sportveranstaltung

Ein gemeinsamer Besuch bei einem Wettkampf steht und fällt mit guter Vorbereitung. Lege zuerst Wettkampf, Treffpunkt und Anreise fest, bevor du Reservierungen und Einladungen verschickst. Bei Gruppen ab etwa 10 Personen solltest du Tickets, Transport und Restaurant möglichst mehrere Wochen vorher sichern. Diese Checkliste hilft dir außerdem, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Snacks, Getränke und die Abreise so zu planen, dass am Veranstaltungstag niemand nach Informationen oder einem Ladekabel suchen muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampf und Ort festlegen

  • Gruppenreservierung erstellen

  • Transport reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Tickets bestellen

  • Restaurant reservieren

  • Abfahrtszeiten mitteilen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Diätwünsche weitergeben

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Route- und Parkinformationen drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snackpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Telefone und Powerbanks aufladen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endkontrolle der Tickets durchführen

    2 Personen

  • Abwesende anrufen

  • Abreise-Paket bereitlegen

    2 Personen

  • Sammelpunkt vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Tickets verteilen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erläutern

  • Snackpakete verteilen

    2 Personen

  • Zur Wettkampfstätte reisen

    4 Personen

  • Gruppe am Eingang versammeln

    3 Personen

  • Tickets am Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Plätze im Stadion suchen

    4 Personen

  • Gruppe während des Wettkampfs begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gruppe nach dem Ende sammeln

    3 Personen

  • Zum Restaurant reisen

    4 Personen

  • Gruppenabendessen begleiten

    3 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

    2 Personen

  • Gruppe zurück zum Ausgangspunkt begleiten

    4 Personen

  • Anwesenheit bei der Rückkehr kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Materialien sammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Verbrauchte Vorräte auffüllen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Offene Rechnungen bezahlen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 40
  • Wiederverwendbare SnackboxenAnz. 35
  • Wiederverwendbare BestecksetsAnz. 35

Küche

  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 8

Sportmaterial

  • FanfahnenAnz. 6
  • Fan-SchalsAnz. 30

Catering

  • Gedruckte TicketsAnz. 35
  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • RoutenpläneAnz. 10
  • NamensaufkleberAnz. 40
  • KugelschreiberAnz. 10
  • KlemmbretterAnz. 3
  • HandyhüllenAnz. 35
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 8

Tipps

  • Plane Tickets, Gruppenreservierung und Transport mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Wettkampf. Bei beliebten Spielen können Sitzplätze und Bus- oder Zugverbindungen früher ausgebucht sein.
  • Sammle Anmeldungen mit Ernährungswünschen und Notfallkontakten spätestens 10 Tage vorher. Bestätige danach jeder Person die Teilnahme und gib Diätwünsche an das Restaurant weiter.
  • Teile Treffpunkt, Abfahrtszeit, Route und Parkinformationen mindestens 3 Tage vorher mit. Lege zusätzlich einen festen Sammelpunkt für Verspätete und eine gedruckte Teilnehmerliste fest.
  • Bereite pro Person ein Snackpaket und mindestens 0,5 Liter Getränke für die Anreise vor. Kühle die Getränke am Vorabend und verteile Snacks in wiederverwendbaren Boxen.
  • Führe am Veranstaltungstag zwei Ticketkontrollen durch: einmal beim Packen und ein zweites Mal direkt vor der Abfahrt. Lade Telefone und Powerbanks vollständig auf und rufe abwesende Personen 15 Minuten nach der vereinbarten Treffzeit an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man Tickets für eine Sportveranstaltung bestellen?
Für eine Gruppe solltest du Tickets mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestellen. Bei stark nachgefragten Wettkämpfen ist ein Vorlauf von 6 bis 8 Wochen sinnvoll.
Wie viele Getränke und Snacks brauche ich pro Person?
Plane für die Anreise mindestens 0,5 Liter Getränke und ein Snackpaket pro Person ein. Bei einer Fahrt von mehr als 2 Stunden kannst du zusätzlich ein zweites Getränk und einen weiteren Snack einpacken.
Wann sollte ich die Abfahrtszeiten und Treffpunkte mitteilen?
Schicke Treffpunkt, Abfahrtszeit und Route spätestens 3 Tage vorher. Bitte die Gruppe am Vorabend noch einmal um eine kurze Bestätigung, besonders bei frühem Start oder wechselhaftem Wetter.
Was muss am Tag der Sportveranstaltung kontrolliert werden?
Kontrolliere Tickets, Teilnehmerliste, Transport, Wetterlage und Notfallkontakte vor der Abfahrt. Lege dafür 30 Minuten Puffer ein und überprüfe die Tickets unmittelbar vor dem Einsteigen ein zweites Mal.

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