Sportkamp organiseren: checklist en planning

Een sportkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar spellen en ballen. Je moet deelnemersinformatie, begeleiding, teams, wedstrijdschema’s en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de locatie, leg daarna trainers en begeleiders vast en verwerk de aanmeldingen. In de laatste week controleer je sportmateriaal, dieetwensen, boodschappen en het slechtweerprogramma. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed klaargezette sportonderdelen en voldoende tijd voor ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportprogramma uitwerken
2 personen
Locatie reserveren
Trainers en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Slechtweerprogramma voorbereiden
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijsten printen
Muziek en timers opladen
Sportmateriaal per onderdeel klaarzetten
3 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

Begeleiders ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Opening en veiligheidsuitleg geven
3 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Sportonderdeel voetbal begeleiden
4 personen
Sportonderdeel basketbal begeleiden
4 personen
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sportonderdeel volleybal begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Sportonderdeel estafette begeleiden
4 personen
Finalespellen begeleiden
4 personen
Afsluiting en prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportvelden afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Sportmateriaal retourneren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 2
Kleedkamerschermenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 8
Volleyballenaantal 8
Zachte trefballenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Pionnenaantal 40
Teamhesjesaantal 70
Agility laddersaantal 4
Mini hordenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnet
Basketbalpomp
Balnaaldenaantal 6

Apparatuur

Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 2
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Routepijlenaantal 12
Naamlabelsaantal 80

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompreszakkenaantal 12
Drinkwaterjerrycansaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het sportprogramma uiterlijk 3 weken vooraf uit. Plan afwisselende onderdelen, noteer per onderdeel welk materiaal nodig is en maak ruimte voor drinkpauzes en een lunchmoment.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf. Zet dranken tijdig koud en houd bij de lunch rekening met het definitieve aantal deelnemers.
Maak teams en het wedstrijdschema niet pas op de ochtend zelf. Stuur de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf mee, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en begeleiders hun onderdeel kunnen voorbereiden.
Controleer sportmateriaal minimaal 1 week vooraf én opnieuw op de opbouwdag. Test ballen, pomp en balnaalden, tel pionnen en teamhesjes en laad timers, speaker en powerbanks volledig op.
Plan de ontvangst als een apart onderdeel van de dag. Richt de registratietafel in met deelnemerslijsten en naamlabels, zet veiligheidsmaterialen klaar en laat begeleiders minstens 30 minuten voor de start arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportkamp organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, trainers en begeleiders. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemersinformatie, teams en het wedstrijdschema uiterlijk 2 dagen voor de start af.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een sportkamp?: Plan per sportonderdeel minstens 1 begeleider en voeg iemand toe voor registratie en praktische ondersteuning. Bij meerdere groepen heb je dus minimaal één vaste begeleider per groep nodig, plus een coördinator.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een sportkamp?: Werk uiterlijk 1 week vooraf een alternatief programma uit en controleer of de locatie daarvoor geschikt is. Informeer deelnemers wanneer je beslist om over te schakelen, bijvoorbeeld uiterlijk 2 uur voor de start.
Hoeveel sportmateriaal moet ik klaarzetten voor een sportkamp?: Zet per onderdeel het benodigde materiaal apart klaar en houd minimaal 1 reservebal per teamsport achter de hand. Tel pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches vooraf; ontbrekend materiaal valt op de dag zelf vaak pas bij de start op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.