Checklist pour organiser un camp sportif

Un camp sportif demande plus que la réservation d’un terrain et quelques ballons. Il faut coordonner les inscriptions, les encadrants, les équipes, les matchs, les repas et la sécurité, souvent sur plusieurs journées. Cette checklist regroupe 49 tâches et 40 fournitures pour avancer dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à préparer l’accueil, le matériel par épreuve et une solution concrète en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer le programme sportif
2 personnes
Réserver le lieu
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Répartir les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Recharger la musique et les minuteurs
Préparer le matériel sportif par épreuve
3 personnes
Préparer les encas et le déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les accompagnateurs
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
3 personnes
Animer l'échauffement
4 personnes
Encadrer l'épreuve de football
4 personnes
Encadrer l'épreuve de basket
4 personnes
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer l'épreuve de volley-ball
4 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer l’épreuve de relais
4 personnes
Encadrer les jeux de finale
4 personnes
Assurer la clôture et la remise des prix
3 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les terrains de sport
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel de sport
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Louchesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 8
Ballons de volleyqté 8
Ballons de balle au prisonnier souplesqté 12
Frisbeesqté 8
Cônesqté 40
Chasubles d’équipeqté 70
Échelles d’agilitéqté 4
Mini haiesqté 12
Cordes à sauterqté 12
Buts de footballqté 4
Filet de volley-ball
Pompe à basket
Aiguilles de ballonqté 6

Équipement

Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Enceinte portable
Rallongesqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Flèches de directionqté 12
Étiquettes nominativesqté 80

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Bidons d'eau potableqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme sportif et le lieu, puis confirmez les encadrants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recevoir les inscriptions et ajuster les équipes.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Utilisez ensuite ces réponses pour préparer les encas, le déjeuner et les quantités de boissons.
Préparez le planning des matchs après la clôture des inscriptions. Imprimez une liste des participants et une version du planning pour chaque encadrant, puis gardez une copie de secours sur téléphone.
Réunissez le matériel par épreuve la veille : ballons, cônes, chasubles, sifflets, chronomètres et équipement spécifique. Vérifiez aussi les aiguilles, la pompe et les batteries externes, souvent oubliées.
Inspectez le lieu avant l’arrivée du groupe et délimitez les terrains avec les cônes. Installez la table d’inscription, les tables, les chaises, les glacières et le matériel de sécurité au moins 60 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp sportif ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le camp. Réservez d’abord le lieu, définissez le programme et confirmez les encadrants, puis envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le début.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions ?: Laissez environ 2 à 3 semaines pour les inscriptions. Fixez une date limite quelques jours avant la répartition des équipes afin de finaliser les besoins alimentaires et le planning des matchs.
Que prévoir pour un camp sportif en cas de pluie ?: Préparez un programme de remplacement au moins 7 jours avant le camp. Vérifiez un espace couvert, adaptez les épreuves et communiquez la décision aux participants dès que la météo devient incertaine.
Quand installer le matériel le jour du camp sportif ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce délai permet d’inspecter le lieu, d’installer les terrains, de préparer la table d’inscription, de mettre les boissons au frais et de répartir le matériel par épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.