Zo organiseer je een sportdag zonder tijdverlies

Begin een sportdag niet met ballen en pionnen, maar met het programma, de locatie en de beschikbare tijd. Leg daarna wedstrijdregels vast, verzamel aanmeldingen en deel deelnemers in teams in. Plan vrijwilligers per onderdeel en controleer ruim vooraf het veld, de toiletten, EHBO en het weer. Op de laatste dag draait alles om een geprint schema, gelabeld materiaal, gekoelde dranken en een duidelijke startplek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Deelnemersformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Teams indelen
2 personen
10
Wedstrijdschema afdrukken
11
Reservering sportveld bevestigen
12
Reservering toiletvoorziening bevestigen
13
Muziek en omroep regelen
14
Prijzen en medailles bestellen
15
EHBO-contact regelen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Materialen controleren
2 personen
19
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Prijzen verpakken
23
Teamkaartjes maken
24
Route naar locatie controleren
25
Transport laden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Tenten opzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Cateringtafel inrichten
2 personen
31
Dranken klaarzetten
2 personen
32
Sportvelden uitzetten
4 personen
33
Spelstations opbouwen
4 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Teamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Opening en uitleg geven
2 personen
42
Warming-up begeleiden
3 personen
43
Estafette begeleiden
4 personen
44
Voetbalwedstrijden begeleiden
5 personen
45
Pauzedranken uitdelen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes klaarzetten
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Volleybalwedstrijden begeleiden
5 personen
50
Sportquiz begeleiden
2 personen
51
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
52
Dinerbuffet serveren
4 personen
53
Tafels afruimen
3 personen
54
Finales begeleiden
5 personen
55
Punten verwerken
2 personen
56
Winnaars bekendmaken
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
60
Sportvelden afbreken
4 personen
61
Tenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Koelboxen schoonmaken
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafel
Prijzentafel
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Volleybalballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Tennisballenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Speedladdersaantal 2
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Hesjesaantal 40
Handfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Startnummersaantal 80
Teamarmbandenaantal 80
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalpalenaantal 2
Zandzakkenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Prijsmappenaantal 6
Medaillesaantal 24
Bekeraantal 3
Lintenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
EHBO-koffer
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sportprogramma vóór je deelnemers inschrijft. Noteer per onderdeel de speelduur, wisseltijd en pauzes; houd voor opbouw en opruimen samen minimaal 2 uur buiten het programma vrij.
Vraag bij het deelnemersformulier meteen dieetwensen, contactgegevens en voorkeuren uit. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de sportdag, zodat je teams, teamkaartjes en startnummers op tijd maakt.
Wijs vrijwilligers een concrete taak en tijd toe. Reken per gelijktijdig onderdeel op minimaal 1 begeleider en zorg dat scorebord, stopwatch, fluitje en klembord al bij het juiste veld liggen.
Controleer reserveringen niet alleen bij het sportveld, maar ook bij de toiletvoorziening. Doe de laatste weerscheck 24 uur vooraf en leg partytenten, tafels en stoelen klaar volgens een plan voor regen en zon.
Laad transport op volgorde van gebruik: eerst tenten en tafels, daarna sportmateriaal en als laatste prijzen en gekoelde dranken. Neem een geprinte deelnemerslijst en wedstrijdschema mee; een telefoon is geen goede enige back-up op een druk veld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en sportprogramma. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de sportdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdig sportonderdeel, plus 2 personen voor inschrijving en organisatie. Bij 6 onderdelen tegelijk heb je dus minimaal 8 mensen nodig, exclusief EHBO.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Plan per wedstrijd de speeltijd, wisseltijd en pauze en zet die direct in één overzicht. Houd per wissel minimaal 5 minuten vrij en druk het schema minstens 1 dag vooraf af voor begeleiders en deelnemers.
Wat moet je de dag voor een sportdag controleren?: Controleer 24 uur vooraf het weer, de reservering van het veld en de toiletten, de deelnemerslijst en alle sportmaterialen. Koel dranken, verpak prijzen en laad het transport zodra de laatste materialen zijn geteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.