Organiser une journée sportive sans rien laisser au hasard

Une journée sportive se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le terrain, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les points qui posent le plus souvent problème sont la répartition des équipes, le matériel incomplet et les besoins alimentaires recueillis trop tard. Prévoyez aussi les bénévoles, les annonces, les premiers secours et un plan météo avant la semaine de l’événement. Le jour J, l’accueil, l’installation et le suivi des scores doivent être séparés pour éviter les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
2 personnes
3
Consigner le règlement du concours
2 personnes
4
Créer le formulaire des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les équipes
2 personnes
10
Imprimer le planning du match
11
Confirmer la réservation du terrain de sport
12
Confirmer la réservation des toilettes
13
Gérer la musique et les annonces
14
Commander les prix et médailles
15
Prévoir un contact de premiers secours
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des participants
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Installer le matériel de sport
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Emballer les prix
23
Créer des cartes d’équipe
24
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
25
Charger le transport
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
3 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer la table traiteur
2 personnes
31
Préparer les boissons
2 personnes
32
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
33
Monter les stations de jeux
4 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Distribuer les badges d'équipe
2 personnes
41
Ouverture et explication
2 personnes
42
Animer l'échauffement
3 personnes
43
Encadrer le relais
4 personnes
44
Encadrer les matchs de football
5 personnes
45
Distribuer les boissons de pause
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Préparer les en-cas
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Encadrer les matchs de volley-ball
5 personnes
50
Animer le quiz sportif
2 personnes
51
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir le buffet du dîner
4 personnes
53
Dégager les tables
3 personnes
54
Encadrer les finales
5 personnes
55
Enregistrer les points
2 personnes
56
Annonce des gagnants
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
60
Démonter les terrains de sport
4 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Emballer l’installation sonore
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Nettoyer les glacières
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 4
Balles de tennisqté 20
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Échelles rapidesqté 2
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Giletsqté 40
Sifflets à mainqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Mètres rubansqté 3
Numéros de départqté 80
Bracelets d’équipeqté 80
Buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Sacs de sableqté 12
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Dossiers de prixqté 6
Médaillesqté 24
Gobeletqté 3
Rubansqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousse de premiers secours
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme sportif et le règlement, puis indiquez les horaires, les règles et le nombre de joueurs dans le formulaire d’inscription. Cela évite de devoir refaire les équipes après la clôture des inscriptions.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée sportive. Vous aurez le temps de traiter les réponses alimentaires, répartir les équipes et imprimer la liste des participants, le planning et les cartes d’équipe.
Attribuez chaque rôle à une personne précise : accueil, arbitrage, scores, musique et annonces, ravitaillement et premiers secours. Prévoyez au moins un bénévole identifiable à la table d’inscription pendant toute la première heure.
Vérifiez le matériel 2 à 3 jours avant, puis chargez-le par catégorie : ballons et filets, cônes et disques de marquage, gilets, chronomètres et panneaux de score. N’attendez pas l’installation pour découvrir qu’un élément manque.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant et confirmez les réservations du terrain et des toilettes. Si le temps change, prévenez les participants avec une décision claire au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les deux premières semaines servent à confirmer la date, le lieu et le programme ; gardez ensuite au moins 7 jours pour les inscriptions, les équipes et les impressions.
Quand fermer les inscriptions à une journée sportive ?: Fermez-les 7 jours avant l’événement, ou plus tôt si les équipes doivent être équilibrées. Ce délai permet aussi de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les numéros de départ et bracelets d’équipe.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par activité ou terrain, 1 personne pour les scores et 1 responsable général. Pour quatre activités simultanées, comptez donc environ 7 personnes, hors premiers secours.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Faites l’inventaire du matériel 2 à 3 jours avant et contrôlez les prévisions météo 48 heures avant. Une dernière vérification du chargement et du terrain le matin même évite les oublis de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.