Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin met het sportprogramma, de locatie en het maximale aantal deelnemers. Pas daarna regel je aanmeldingen, teams, vrijwilligers en scheidsrechters; zo weet je hoeveel velden, materialen en begeleiding nodig zijn. Plan wedstrijden met wisseltijd en houd een duidelijke registratieplek bij de ingang. Controleer uiterlijk enkele dagen vooraf de weersverwachting, reserveringen en boodschappen. Zorg tegelijk voor een alternatief regenprogramma, zodat een bui niet het hele schema stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
3 personen
3
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
4
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Scheidsrechters aanwijzen
2 personen
10
EHBO-bezetting afspreken
2 personen
11
Reservering locatie bevestigen
12
Reservering sportmateriaal maken
13
Vergunningen controleren
14
Verzekering controleren
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Teams indelen
2 personen
17
Wedstrijdschema maken
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatief regenprogramma bepalen
3 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Sportmateriaal ophalen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
25
Materialen sorteren
3 personen
26
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
27
Teamindeling afdrukken
28
Routeborden voorbereiden
2 personen
29
EHBO-materialen controleren
30
Oplaadbare apparaten opladen
31
Terrein inspecteren
3 personen
32
Terrein veilig maken
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Sportvelden uitzetten
4 personen
37
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
38
Registratiebalie inrichten
2 personen
39
Cateringpunt inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
4 personen
42
Versiering ophangen
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen
45
Wedstrijdleiders instrueren
3 personen
46
Opening voorbereiden
2 personen

Event

47
Deelnemers registreren
4 personen
48
Deelnemers naar teams verwijzen
3 personen
49
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
50
Sportdag openen
2 personen
51
Eerste sportronde begeleiden
8 personen
52
Scores verwerken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Tweede sportronde begeleiden
8 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Scores controleren
2 personen
57
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
58
Pauze begeleiden
4 personen
59
Derde sportronde begeleiden
8 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Eindstanden bijhouden
2 personen
62
Barbecue voorbereiden
4 personen
63
Barbecue serveren
5 personen
64
Buffet aanvullen
3 personen
65
Dranken bijvullen
2 personen
66
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
67
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
68
Muziek verzorgen
69
Afscheid en uitloop begeleiden
4 personen

Nazorg

70
Afval verzamelen
4 personen
71
Eten en drinken opruimen
3 personen
72
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
73
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Sportmateriaal reinigen
3 personen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
81
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
82
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 120
Buffettafelaantal 4
Registratietafel
Afvalbakaantal 8

Sportmateriaal

Voetbalaantal 8
Basketbalaantal 6
Volleybalaantal 6
Handbalaantal 6
Tennisracketaantal 12
Tennisbalaantal 30
Badmintonracketaantal 12
Shuttleaantal 30
Tafeltennisbatjeaantal 12
Tafeltennisbalaantal 30
Springtouwaantal 10
Hoepelaantal 10
Pionaantal 40
Markeerschijfaantal 40
Hesjeaantal 50
Handfluitaantal 8
Scorebordaantal 6
Stopwatchaantal 8
Meetlintaantal 4
Touwtrektouwaantal 2
Waterzakaantal 12
Voetbaldoelaantal 4
Volleybalnetaantal 2
Badmintonnetaantal 2
Tafeltennistafelaantal 2
Basketbalpaalaantal 2
Veldmarkeringstapeaantal 6
Reservepompaantal 2
Balnaaldaantal 10

Apparatuur

Luidsprekeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Koelboxaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Barbecueaantal 3
Gasflesaantal 3
Thermoskanaantal 6

Servies

Herbruikbaar bordaantal 140
Herbruikbare bekeraantal 180
Koffiekopaantal 80
Besteksetaantal 140
Opscheplepelaantal 8
Schaalaantal 12
Schenkkanaantal 8

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Keukentangaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 2
Serveerbladaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Medailleaantal 30
Prijskaartjesaantal 30

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijperaantal 4
Emmeraantal 4
Dweilaantal 4
Schoonmaaksponsaantal 12
Handzeepdispenseraantal 4
Handdoekrolhouderaantal 4
Toiletborstelaantal 4

EHBO

EHBO-kofferaantal 2
Koelpackaantal 12
Pleisterdoosaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Registratie

Klembordaantal 8
Balpenaantal 30
Stempelaantal 4
Naamstickeraantal 150
Papiertapeaantal 8
Markeerstiftaantal 12
Printerpapieraantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak eerst een programma met vaste blokken en minimaal 10 minuten wisseltijd tussen onderdelen. Zo kunnen teams van voetbal naar volleybal of tafeltennis zonder dat het schema direct uitloopt.
Stel de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Deel deelnemers daarna pas in teams in en verstuur het wedstrijdschema met verzameltijd, kledingadvies en dieetvragen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wijs per onderdeel een scheidsrechter of begeleider aan en plan één centrale EHBO-bezetting voor de hele dag. Leg handfluit, stopwatch, scorebord en meetlint klaar bij de wedstrijdleiding, niet verspreid over de velden.
Maak een plattegrond waarop registratie, sportvelden, materiaaluitgifte, water en afvalbakken staan. Zet een registratietafel minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd klaar en sorteer de materialen per onderdeel.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wanneer je naar het regenprogramma overschakelt. Regel een partytent of binnenruimte niet pas op de ochtend zelf en koel bederfelijke boodschappen direct na aankoop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sportdag te organiseren?: Reken op minimaal 4 weken voor een sportdag met meerdere onderdelen, een locatie en vrijwilligers. Begin bij voorkeur 6 weken vooraf als je sportmateriaal moet reserveren of vergunningen en verzekering moet controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Plan minimaal één begeleider of scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt onderdeel, plus 2 personen voor registratie en materiaal. Voeg één aparte EHBO-bezetting toe; bij 6 onderdelen tegelijk kom je daardoor vaak op minstens 9 begeleiders uit.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een sportdag?: Maak het definitieve schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de teams zijn ingedeeld, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Houd per wedstrijd 5 tot 10 minuten wisseltijd aan en verstuur het schema uiterlijk 2 dagen voor de sportdag.
Wat moet je doen als het regent tijdens een sportdag?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf welke onderdelen naar binnen kunnen en welke vervallen. Zet een kort alternatief klaar, controleer de binnenlocatie en communiceer de beslissing uiterlijk de avond ervoor, tenzij de veiligheid op de dag zelf eerder ingrijpen vereist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.