Sportdag organiseren: een praktische checklist
Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal klaarzetten. Je legt eerst datum, locatie en programma vast, bepaalt hoeveel deelnemers je aankunt en verdeelt daarna teams, taken en wedstrijdonderdelen. Regel vrijwilligers, scheidsrechters en EHBO-bezetting ruim vooraf. Controleer in de laatste week reserveringen, weersverwachting, boodschappen en het regenprogramma. Op de dag zelf bespaar je tijd met een plattegrond, een registratietafel en vooraf gesorteerde materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
3 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters aanwijzen
2 personen
EHBO-bezetting afspreken
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Reservering sportmateriaal maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Plattegrond maken
2 personen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma bepalen
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Teamindeling afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren
Oplaadbare apparaten opladen
Terrein inspecteren
3 personen
Terrein veilig maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Wedstrijdleiders instrueren
3 personen
Opening voorbereiden
2 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers naar teams verwijzen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Sportdag openen
2 personen
Eerste sportronde begeleiden
8 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede sportronde begeleiden
8 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scores controleren
2 personen
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Derde sportronde begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eindstanden bijhouden
2 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek verzorgen
Afscheid en uitloop begeleiden
4 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sportmateriaal reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 10
- Stoelaantal 120
- Buffettafelaantal 4
- Registratietafel
- Afvalbakaantal 8
Sportmateriaal
- Voetbalaantal 8
- Basketbalaantal 6
- Volleybalaantal 6
- Handbalaantal 6
- Tennisracketaantal 12
- Tennisbalaantal 30
- Badmintonracketaantal 12
- Shuttleaantal 30
- Tafeltennisbatjeaantal 12
- Tafeltennisbalaantal 30
- Springtouwaantal 10
- Hoepelaantal 10
- Pionaantal 40
- Markeerschijfaantal 40
- Hesjeaantal 50
- Handfluitaantal 8
- Scorebordaantal 6
- Stopwatchaantal 8
- Meetlintaantal 4
- Touwtrektouwaantal 2
- Waterzakaantal 12
- Voetbaldoelaantal 4
- Volleybalnetaantal 2
- Badmintonnetaantal 2
- Tafeltennistafelaantal 2
- Basketbalpaalaantal 2
- Veldmarkeringstapeaantal 6
- Reservepompaantal 2
- Balnaaldaantal 10
Apparatuur
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelaantal 4
- Stekkerdoosaantal 4
- Koelboxaantal 6
- Koffiezetapparaataantal 2
- Barbecueaantal 3
- Gasflesaantal 3
- Thermoskanaantal 6
Servies
- Herbruikbaar bordaantal 140
- Herbruikbare bekeraantal 180
- Koffiekopaantal 80
- Besteksetaantal 140
- Opscheplepelaantal 8
- Schaalaantal 12
- Schenkkanaantal 8
Keuken
- Snijplankaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Keukentangaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 2
- Serveerbladaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Bannersaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Prijzenbekersaantal 12
- Medailleaantal 30
- Prijskaartjesaantal 30
Verlichting
- Lichtslingeraantal 6
- Ledlampaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijperaantal 4
- Emmeraantal 4
- Dweilaantal 4
- Schoonmaaksponsaantal 12
- Handzeepdispenseraantal 4
- Handdoekrolhouderaantal 4
- Toiletborstelaantal 4
EHBO
- EHBO-kofferaantal 2
- Koelpackaantal 12
- Pleisterdoosaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 4
Registratie
- Klembordaantal 8
- Balpenaantal 30
- Stempelaantal 4
- Naamstickeraantal 150
- Papiertapeaantal 8
- Markeerstiftaantal 12
- Printerpapieraantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Stel het sportprogramma samen voordat je deelnemers uitnodigt. Zet per onderdeel de speelduur, benodigde ruimte en maximale groepsgrootte vast, zodat je wedstrijdschema later niet uitloopt.
- Plan vrijwilligers niet alleen voor de wedstrijden. Reserveer ook mensen voor registratie, materiaalbeheer, water en opruimen; bij meerdere sportonderdelen heb je per onderdeel minimaal één aanspreekpunt nodig.
- Maak teams en het wedstrijdschema uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Stuur deelnemers daarna de starttijd, indeling, locatie, kledingadvies en informatie over dieetwensen in één bericht.
- Controleer sportmateriaal bij het ophalen aan de hand van het programma. Tel onder meer ballen, hesjes, pionnen, scoreborden, stopwatches en netten voordat alles naar de locatie gaat.
- Werk een regenprogramma uit voordat je de weersverwachting controleert. Noteer welke onderdelen naar binnen kunnen, welke materialen daarvoor nodig zijn en wanneer je de wijziging uiterlijk aan deelnemers doorgeeft.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een sportdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemerslimiet. Regel vrijwilligers, scheidsrechters, EHBO en materiaalreserveringen uiterlijk 3 weken voor de sportdag.
- Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een sportdag?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra programma en locatie vaststaan. Sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor de sportdag, zodat je teams en het schema op tijd kunt maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sportdag?
- Reken op minimaal één verantwoordelijke per sportonderdeel en daarnaast op mensen voor registratie, EHBO, catering en materiaal. Voor een sportdag met vier onderdelen kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers, afhankelijk van de groepsgrootte.
- Wanneer controleer ik het weer en bepaal ik het regenprogramma?
- Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals de avond ervoor. Bepaal uiterlijk 24 uur van tevoren of je het alternatieve programma gebruikt en informeer deelnemers direct.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!