Cómo organizar un día deportivo sin perder el control

Un día deportivo funciona mejor cuando primero cierras el recinto, las pruebas y el límite de participantes, y después construyes el horario. Las inscripciones determinan cuántos equipos, árbitros, voluntarios y materiales necesitas. Reserva pronto el material deportivo y deja por escrito quién se ocupa del registro, los partidos y los primeros auxilios. La semana del evento, confirma el tiempo, compra los productos perecederos y prepara una alternativa concreta para la lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Preparar el programa deportivo
3 personas
3
Definir las pruebas de la competición
3 personas
4
Establecer el límite de participantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Asignar árbitros
2 personas
10
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
2 personas
11
Confirmar la reserva del recinto
12
Hacer la reserva de material deportivo
13
Comprobar permisos
14
Comprobar el seguro
15
Hacer el plano
2 personas
16
Asignar equipos
2 personas
17
Hacer el horario del concurso
2 personas
18
Enviar información a los participantes
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Definir un programa alternativo por lluvia
3 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Recoger el material deportivo
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
25
Clasificar los materiales
3 personas
26
Preparar formularios de puntuación
2 personas
27
Imprimir la asignación del equipo
28
Preparar señales de ruta
2 personas
29
Comprobar el material de primeros auxilios
30
Cargar los dispositivos recargables
31
Inspeccionar el recinto
3 personas
32
Asegurar el recinto
3 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Delimitar los campos deportivos
4 personas
37
Preparar el material deportivo
4 personas
38
Montar el mostrador de registro
2 personas
39
Montar el punto de catering
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Colgar la decoración
2 personas
43
Probar el sistema de sonido
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
3 personas
45
Instruir a los responsables de la competición
3 personas
46
Preparar la inauguración
2 personas

Evento

47
Registrar a los participantes
4 personas
48
Asignar participantes a equipos
3 personas
49
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
50
Inaugurar el día deportivo
2 personas
51
Coordinar la primera ronda deportiva
8 personas
52
Procesar los resultados
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Guiar la segunda ronda deportiva
8 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Comprobar puntuaciones
2 personas
57
Reponer material deportivo
2 personas
58
Gestionar la pausa
4 personas
59
Guiar la tercera ronda deportiva
8 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Llevar la clasificación final
2 personas
62
Preparar la barbacoa
4 personas
63
Servir la barbacoa
5 personas
64
Reponer el bufé
3 personas
65
Rellenar las bebidas
2 personas
66
Preparar la entrega de premios
2 personas
67
Gestionar la entrega de premios
3 personas
68
Proporcionar la música
69
Gestionar la despedida y la salida del público
4 personas

Seguimiento

70
Recoger la basura
4 personas
71
Recoger comida y bebida
3 personas
72
Reunir material deportivo
4 personas
73
Desmontar mesas y sillas
4 personas
74
Desmontar las carpas
4 personas
75
Limpiar el recinto
5 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Limpiar material deportivo
3 personas
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Devolver el material alquilado
2 personas
81
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
82
Repartir la comida sobrante
2 personas
83
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 10
Sillacant. 120
Mesa del bufécant. 4
Mesa de registro
Papeleracant. 8

Material deportivo

Fútbolcant. 8
Baloncestocant. 6
Voleibolcant. 6
Balonmanocant. 6
Raqueta de teniscant. 12
Pelota de teniscant. 30
Raqueta de bádmintoncant. 12
Shuttlecant. 30
Pala de ping-pongcant. 12
Pelota de tenis de mesacant. 30
Cuerda para saltarcant. 10
Arocant. 10
Conocant. 40
Disco de marcajecant. 40
Chalecocant. 50
Silbato de manocant. 8
Marcadorcant. 6
Cronómetrocant. 8
Cinta métricacant. 4
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Bolsa de aguacant. 12
Portería de fútbolcant. 4
Red de voleibolcant. 2
Red de bádmintoncant. 2
Mesa de ping-pongcant. 2
Canasta de baloncestocant. 2
Cinta de marcaje para campocant. 6
Bomba de repuestocant. 2
Aguja para balonescant. 10

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Nevera portátilcant. 6
Cafeteracant. 2
Barbacoacant. 3
Bombona de gascant. 3
Termocant. 6

Vajilla

Plato reutilizablecant. 140
Vaso reutilizablecant. 180
Taza de cafécant. 80
Juego de cubiertoscant. 140
Cuchara de servircant. 8
Fuentecant. 12
Jarracant. 8

Cocina

Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 2
Bandeja para servircant. 6

Decoración

Guirnalda de banderinescant. 8
Globoscant. 100
Bannerscant. 6
Mantelescant. 12
Trofeoscant. 12
Medallacant. 30
Etiquetas de preciocant. 30

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Pinza recoge basuracant. 4
Cubocant. 4
Fregonacant. 4
Esponja de limpiezacant. 12
Dispensador de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallas de papelcant. 4
Escobilla de bañocant. 4

Primeros auxilios

Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresa fríacant. 12
Botiquín de tiritascant. 4
Spray desinfectantecant. 4

Registro

Portapapelescant. 8
Bolígrafocant. 30
Sellocant. 4
Pegatina con nombrecant. 150
Cinta de papelcant. 8
Marcadorcant. 12
Papel para impresoracant. 2

Compras

Compras

Consejos

Define las pruebas antes de abrir las inscripciones. Si combinas fútbol, baloncesto, voleibol, bádminton o pruebas de precisión, indica desde el principio la duración, el número de jugadores y cómo se puntúa cada una.
Fija un límite de participantes que encaje con el recinto y el horario. Para cada prueba, calcula también el tiempo de cambios, descansos y entrega de resultados; esos intervalos suelen desaparecer del programa.
Cierra los equipos y asigna árbitros al menos 3 días antes. Envía entonces el plano, los horarios, el punto de registro y las reglas para que nadie tenga que preguntar dónde empieza su primera prueba.
Prepara una zona de registro cubierta con mesa, sillas, papelera y marcador. Coloca conos, discos, chalecos, silbatos y cronómetros por prueba, en lugar de dejar todo el material mezclado junto al campo.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y activa el programa alternativo por lluvia con una decisión clara. Revisa también el seguro, los permisos y la cobertura de primeros auxilios antes de confirmar el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el recinto y el material, y deja cerradas las inscripciones, los equipos, los árbitros y el programa al menos 3 días antes.
¿Cuánto material deportivo necesito para un día deportivo?: Depende del número de pruebas y participantes, pero haz una lista por estación y añade al menos un 10 % de margen para pelotas, conos, chalecos y material de sustitución. Comprueba también que las porterías y redes sean compatibles con el recinto.
¿Cuándo hay que enviar el horario a los participantes?: Envíalo entre 3 y 5 días antes, cuando los equipos y las pruebas ya estén asignados. Incluye la hora de llegada, el punto de registro, el plano, las normas y qué ocurre si llueve.
¿Qué hacer si llueve el día deportivo?: Decide 48 horas antes qué parte se traslada o se cancela y comunica esa decisión a todos. Ten preparado un programa alternativo y comprueba si el recinto cubierto, el seguro y los permisos permiten utilizarlo.

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