Organiser une journée sportive, étape par étape

Une journée sportive réussie se prépare dans cet ordre : cadrer le lieu et les épreuves, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller les équipes, les arbitres et la logistique. Commencez par fixer la capacité d’accueil et la durée de chaque activité avant de réserver le matériel. Prévoyez aussi une table d’inscription, des zones clairement signalées et un programme de repli si la météo change. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les personnes, le matériel et les denrées périssables.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
3 personnes
3
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
4
Définir la limite de participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Désigner les arbitres
2 personnes
10
Convenir du personnel de premiers secours
2 personnes
11
Confirmer la réservation du lieu
12
Faire la réservation du matériel de sport
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier l’assurance
15
Créer le plan
2 personnes
16
Répartir les équipes
2 personnes
17
Établir le planning des matchs
2 personnes
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Déterminer un programme alternatif en cas de pluie
3 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
25
Trier les matériaux
3 personnes
26
Préparer les feuilles de score
2 personnes
27
Imprimer la répartition des équipes
28
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
29
Vérifier le matériel de premiers secours
30
Charger les appareils rechargeables
31
Inspecter le site
3 personnes
32
Sécuriser le site
3 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
37
Préparer le matériel de sport
4 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Aménager le point de restauration
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Suspendre la décoration
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Instruire les responsables de la compétition
3 personnes
46
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

47
Enregistrer les participants
4 personnes
48
Répartir les participants en équipes
3 personnes
49
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Ouvrir la journée sportive
2 personnes
51
Encadrer le premier tour sportif
8 personnes
52
Saisir les scores
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer le deuxième tour sportif
8 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Vérifier les scores
2 personnes
57
Compléter le matériel sportif
2 personnes
58
Encadrer la pause
4 personnes
59
Animer la troisième manche sportive
8 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Suivre les classements finaux
2 personnes
62
Préparer le barbecue
4 personnes
63
Servir le barbecue
5 personnes
64
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Préparer la remise des prix
2 personnes
67
Assurer la remise des prix
3 personnes
68
Fournir la musique
69
Encadrer le départ et la sortie progressive
4 personnes

Suivi

70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
72
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
73
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
74
Démonter les tentes de fête
4 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Rendre le matériel loué
2 personnes
81
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
82
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 10
Chaiseqté 120
Table de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Footballqté 8
Basket-ballqté 6
Volley-ballqté 6
Handballqté 6
Raquette de tennisqté 12
Balle de tennisqté 30
Raquette de badmintonqté 12
Navetteqté 30
Raquette de tennis de tableqté 12
Balle de ping-pongqté 30
Corde à sauterqté 10
Cerceauqté 10
Côneqté 40
Disque de marquageqté 40
Giletqté 50
Sifflet à mainqté 8
Tableau des scoresqté 6
Chronomètreqté 8
Mètre rubanqté 4
Corde de tir à la cordeqté 2
Sac d'eauqté 12
But de footballqté 4
Filet de volley-ballqté 2
Filet de badmintonqté 2
Table de ping-pongqté 2
Panneau de basketqté 2
Ruban de balisageqté 6
Pompe de rechangeqté 2
Aiguille de ballonqté 10

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Glacièreqté 6
Machine à caféqté 2
Barbecueqté 3
Bouteille de gazqté 3
Thermosqté 6

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 140
Gobelet réutilisableqté 180
Tasse à caféqté 80
Set de couvertsqté 140
Cuillère de serviceqté 8
Platqté 12
Carafeqté 8

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pince de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 2
Plateau de serviceqté 6

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannièresqté 6
Nappesqté 12
Coupes de prixqté 12
Médailleqté 30
Étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pince à déchetsqté 4
Seauqté 4
Serpillièreqté 4
Éponge de nettoyageqté 12
Distributeur de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleau d’essuie-toutqté 4
Brosse de toilettesqté 4

Premiers secours

Trousse de premiers secoursqté 2
Pack de froidqté 12
Trousse de premiers soinsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Inscription

Presse-papiersqté 8
Styloqté 30
Tamponqté 4
Étiquette nominativeqté 150
Ruban de papierqté 8
Marqueurqté 12
Papier pour imprimanteqté 2

Courses

Courses

Conseils

Fixez d’abord le nombre maximal de participants et le format des épreuves : cela détermine le nombre d’équipes, de matchs, d’arbitres et de terrains nécessaires. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée pour avoir le temps de répartir les équipes.
Envoyez aux participants un récapitulatif au plus tard 3 jours avant : heure d’arrivée, épreuves prévues, tenue à prévoir et point d’inscription. Demandez aussi les besoins alimentaires avant les achats, plutôt que la veille.
Attribuez chaque rôle à une personne précise : arbitrage, premiers secours, accueil, chronométrage et suivi des scores. Pour une journée de 4 heures, prévoyez au minimum un responsable d’accueil et une personne capable de remplacer un arbitre absent.
Contrôlez le matériel sport par sport et non en vrac : ballons, raquettes, volants, cônes, gilets, sifflets, chronomètre et tableaux de scores. Faites cette vérification 2 jours avant, puis récupérez le matériel la veille si le lieu le permet.
Préparez le plan de pluie avant de consulter les prévisions finales. Décidez au moins 24 heures à l’avance quelles épreuves sont déplacées, raccourcies ou annulées, et vérifiez que les participants ont reçu la nouvelle organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations du lieu et du matériel doivent être faites dès le début, tandis que les inscriptions peuvent rester ouvertes jusqu’à 7 jours avant l’événement.
Quand arrêter les inscriptions pour une journée sportive ?: Arrêtez-les environ 7 jours avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes, établir le planning des matchs et transmettre les horaires à chacun.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Pour environ 30 participants et 4 heures d’activité, prévoyez au moins 5 personnes : accueil, coordination, arbitrage, scores et premiers secours. Ajoutez un remplaçant si plusieurs épreuves se déroulent en même temps.
Quand vérifier la météo pour une journée sportive ?: Consultez les prévisions 3 jours avant, puis faites une dernière vérification 24 heures avant. Le programme alternatif doit déjà être prêt à ce moment-là, afin de prévenir les participants sans délai.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.