Sportdag organiseren: checklist voor een strakke voorbereiding

Een sportdag loopt vooral mis op onderdelen die pas op het laatste moment aandacht krijgen: teamindelingen, scorekaarten, materiaal per onderdeel en een plan voor regen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar inschrijvingen, veiligheid en catering. Controleer reserveringen enkele dagen vooraf en leg alle printwerk, prijzen en sportmaterialen apart klaar. Met deze checklist zie je welke voorbereiding eerst moet en wat je op de dag zelf niet meer wilt uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
3 personen
Wedstrijdonderdelen kiezen
3 personen
Teams en leeftijdsgroepen bepalen
3 personen
Veiligheidsregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Reservering sportvelden bevestigen
Reservering materiaal bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdschema printen
2 personen
Teamindeling printen
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst printen
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en snacks portioneren
3 personen
Lunchpakketten voorbereiden
3 personen
EHBO-tas vullen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Materiaal per onderdeel sorteren
3 personen
Route en parkeerinformatie delen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Scoreposten inrichten
3 personen
Rust- en drinkpunten inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Eerste sportronde begeleiden
6 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Tweede sportronde begeleiden
6 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Derde sportronde begeleiden
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Tussenstanden bekendmaken
Finales begeleiden
6 personen
Finalescores controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten verpakken
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Velden en terrein opruimen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Scoremateriaal opbergen
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Wasgoed verzamelen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsetsaantal 6
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 4
Tennisballenaantal 24
Korfbalpalenaantal 2
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnet
Hesjesaantal 70
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Estafettestokkenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pitbagsaantal 20
Touwtrektouw
Startfluitenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 6
Krijtmarkersaantal 6
Sportmattenaantal 10
Handdoekenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 6
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
IJsblokhoudersaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Start- en finishlintaantal 2
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnaantal 6
Prijzentafelkleed
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het sportprogramma voordat je teams indeelt. Noteer per wedstrijdonderdeel de speelduur, wisseltijd en benodigde materialen, zodat je geen dubbele ballen, netten of pionnen plant.
Sluit de inschrijving uiterlijk één week voor de sportdag. Controleer daarna namen, leeftijdsgroepen, contactgegevens en dieetwensen; wijzigingen op de ochtend zelf kosten snel 30 minuten.
Print wedstrijdschema, teamindeling, scorekaarten en deelnemerslijst minstens één dag vooraf. Neem per onderdeel enkele extra scorekaarten mee en leg alles bij de inschrijftafel.
Controleer de veld- en materiaalreservering twee tot drie dagen van tevoren. Test ook geluidsapparatuur, stopwatches en startfluiten; lege batterijen of ontbrekende hesjes vallen anders pas bij de start op.
Portioneer fruit en snacks vooraf en koel dranken de avond ervoor. Vul de EHBO-tas, zet afvalbakken klaar en bevestig het slechtweerplan zodra de weersverwachting onzeker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Stel het programma en de wedstrijdonderdelen daarna samen, zodat uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de sportdag kunnen worden verstuurd.
Wanneer moet ik de teams voor een sportdag indelen?: Maak de teamindeling ongeveer één week vooraf, nadat de inschrijving sluit. Controleer de indeling nog één keer 2 dagen voor de sportdag en print daarna de definitieve lijsten.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een sportdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en plan daarna bij op basis van temperatuur en duur. Voorzie daarnaast minimaal 1 snackmoment en een lunchpakket per deelnemer als de sportdag langer dan 4 uur duurt.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een sportdag?: Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf welke onderdelen naar binnen gaan, worden ingekort of vervallen. Communiceer die beslissing meteen met deelnemers en begeleiders en controleer of materiaal en sportvelden volgens het plan beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.