Checklist para organizar un Día deportivo

Organizar un Día deportivo requiere coordinar competición, participantes, material y comida en el orden adecuado. Primero fija la fecha, reserva las canchas y define las pruebas, los equipos y las normas de seguridad. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y el material reservado. Durante la última semana, prepara el programa, las tarjetas de puntuación, los premios, los almuerzos y un plan alternativo si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa deportivo
3 personas
Elegir las pruebas de la competición
3 personas
Definir equipos y grupos de edad
3 personas
Redactar normas de seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Confirmar la reserva de las canchas deportivas
Confirmar la reserva del material
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Imprimir el programa de la competición
2 personas
Imprimir la distribución del equipo
2 personas
Preparar tarjetas de puntuación
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar los premios y medallas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Porcionar frutas y snacks
3 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Llenar el botiquín
Probar el equipo de sonido
2 personas
Clasificar el material por sección
3 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los campos de competición
4 personas
Preparar el material deportivo
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los puestos de puntuación
3 personas
Instalar puntos de descanso e hidratación
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir petos del equipo
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Guiar el calentamiento
3 personas
Coordinar la primera ronda deportiva
6 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Guiar la segunda ronda deportiva
6 personas
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
Recoger vajilla y residuos
3 personas
Guiar la tercera ronda deportiva
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Anunciar los resultados provisionales
Acompañar las finales
6 personas
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Empaquetar la comida sobrante
2 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Recoger los campos y el recinto
5 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el material de puntuación
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Recoger la ropa
Devolver los objetos perdidos
Guardar los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas con bancoscant. 6
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Balones de balonmanocant. 4
Pelotas de teniscant. 24
Postes de korfballcant. 2
Miniporteríascant. 4
Red de voleibol
Chalecoscant. 70
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Testigos de relevocant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Aroscant. 12
Pitbagscant. 20
Cuerda para tira y afloja
Pitos de salidacant. 6
Cronómetroscant. 6
Cintas métricascant. 3
Marcadorescant. 6
Rotuladores de tizacant. 6
Colchonetas deportivascant. 10
Toallascant. 20
Acumuladores de fríocant. 30

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Lámparas recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiterascant. 4

Decoración

Banderas del equipocant. 8
Cinta de salida y metacant. 2
Globoscant. 100
Guirnalda de banderinescant. 6
Mantel para la mesa de premios
Mantelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen y comprueba los datos de contacto antes de imprimir la lista de participantes. Así podrás ajustar los equipos y avisar de cualquier cambio sin hacerlo el mismo día.
Prepara una carpeta para la competición con el programa impreso, la distribución de los equipos, las tarjetas de puntuación, los marcadores y los rotuladores de tiza. Lleva copias adicionales del programa y de las hojas de resultados.
Revisa el material deportivo al menos 48 horas antes: balones, redes, conos, chalecos, cronómetros, cintas métricas y silbatos deben estar disponibles y en condiciones de uso. Confirma también la reserva de las canchas y del material alquilado.
Porciona la fruta y los snacks y prepara los paquetes de almuerzo el día anterior. Enfría las bebidas con suficiente antelación y conserva los acumuladores de frío para mantener frescos los alimentos durante la jornada.
Comprueba el pronóstico y confirma el plan para mal tiempo antes de salir de casa. Deja listo el botiquín, prueba el equipo de sonido y coloca la mesa de inscripción, las papeleras, las mesas y las sillas antes de recibir a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar las canchas, definir las pruebas y enviar las invitaciones. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, material, comida y previsión meteorológica.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un Día deportivo?: Cierra las inscripciones al menos 5 días antes del evento. Ese plazo permite formar equipos, agrupar por edades, revisar contactos y preparar una lista de participantes sin cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un Día deportivo?: El día anterior deja impresos el programa, la distribución de equipos y las listas de puntuación; prepara premios, almuerzos, snacks y el botiquín. Comprueba también el material y enfría las bebidas durante varias horas.
¿Qué hacer si llueve durante un Día deportivo?: Confirma el plan alternativo entre 24 y 48 horas antes, según el pronóstico. Comunica el cambio a los participantes y verifica que las actividades, el material y la comida puedan trasladarse o protegerse.

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