Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’un programme et quelques ballons. Il faut répartir les participants, sécuriser les épreuves, confirmer les terrains et prévoir l’accueil, les repas et les récompenses. Cette checklist de 78 tâches et 60 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu au rangement. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : météo incertaine, feuilles de score manquantes, boissons non refroidies ou matériel audio non testé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
3 personnes
Choisir les épreuves
3 personnes
Définir les équipes et les catégories d’âge
3 personnes
Établir les règles de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer la réservation des terrains de sport
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer le planning du match
2 personnes
Imprimer la répartition des équipes
2 personnes
Préparer les cartes de score
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Remplir la trousse de premiers secours
Tester le matériel sonore
2 personnes
Trier le matériel par partie
3 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer le matériel de sport
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les postes de score
3 personnes
Aménager des points de repos et de boisson
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer le premier tour sportif
6 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Encadrer le deuxième tour sportif
6 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Animer la troisième manche sportive
6 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Emballer les restes
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les champs et le terrain
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le matériel de score
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Rassembler le linge
Rapporter les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Ensembles de tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 4
Balles de tennisqté 24
Poteaux de korfbalqté 2
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Giletsqté 70
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Sacs de braisesqté 20
Corde de tir à la corde
Sifflets de départqté 6
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Panneaux de scoreqté 6
Marqueurs craieqté 6
Tapis de sportqté 10
Serviettesqté 20
Pains de glaceqté 30

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Lampes rechargeablesqté 6
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Supports pour glaçonsqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Ballonsqté 100
Guirlande de fanionsqté 6
Nappe pour table des prix
Nappesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les terrains plusieurs semaines à l’avance, puis confirmez chaque réservation quelques jours avant l’événement. Prévoyez aussi un plan précis en cas de pluie ou de forte chaleur.
Fixez les épreuves, les catégories d’âge et la composition des équipes avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ainsi préparer la répartition, le planning des matchs et les règles de sécurité sans modifications de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et vérifiez les coordonnées de chaque participant. Préparez ensuite les paniers-repas, les fruits et les en-cas en fonction du nombre confirmé.
Imprimez le planning, la répartition des équipes, les listes de participants et les cartes de score avant le jour J. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer une feuille perdue ou mouillée.
Refroidissez les boissons à l’avance et contrôlez le matériel le matin même : chronomètres, sifflets, panneaux de score, cônes, gilets et trousse de premiers secours. Testez aussi le matériel sonore avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les terrains et le matériel, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de préparer les équipes.
Quand faut-il confirmer la météo pour une journée sportive ?: Vérifiez les prévisions 3 à 5 jours avant, puis à nouveau la veille au soir. Le plan de remplacement doit être confirmé avant cette dernière vérification, avec les personnes responsables informées.
Combien de boissons prévoir par participant ?: Comptez au minimum 1,5 litre par personne pour une journée sportive, davantage par temps chaud. Gardez une partie des boissons au frais et prévoyez de l’eau accessible pendant toutes les épreuves.
Quand imprimer les documents de la journée sportive ?: Imprimez le planning, les équipes, les listes et les cartes de score la veille. Ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve et rangez-les dans une pochette protégée de l’humidité.

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