Sportdag organiseren: checklist en planning
Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen velden reserveren en teams maken. Je moet het programma, de wedstrijdregels, inschrijvingen, vrijwilligers en materialen op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met locatie, sportonderdelen en aanmeldingen; werk in de laatste week het schema, de boodschappen en de weersafhankelijke plannen af. Op de dag zelf draait alles om duidelijke teamindeling, zichtbare informatie en materiaal dat per onderdeel klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Reservering sportveld bevestigen
Reservering toiletvoorziening bevestigen
Muziek en omroep regelen
Prijzen en medailles bestellen
EHBO-contact regelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen verpakken
Teamkaartjes maken
Route naar locatie controleren
Transport laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Estafette begeleiden
4 personen
Voetbalwedstrijden begeleiden
5 personen
Pauzedranken uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Volleybalwedstrijden begeleiden
5 personen
Sportquiz begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Finales begeleiden
5 personen
Punten verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Sportvelden afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Ongebruikte boodschappen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Inschrijftafel
- Prijzentafel
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Volleybalballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Tennisballenaantal 20
- Estafettestokkenaantal 8
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 30
- Speedladdersaantal 2
- Springtouwenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Hesjesaantal 40
- Handfluitjesaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Meetlintenaantal 3
- Startnummersaantal 80
- Teamarmbandenaantal 80
- Voetbaldoelenaantal 4
- Volleybalnettenaantal 2
- Basketbalpalenaantal 2
- Zandzakkenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Prijsmappenaantal 6
- Medaillesaantal 24
- Bekeraantal 3
- Lintenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koksplatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Sponsjesaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfecterende handgelaantal 6
- EHBO-koffer
- Koelelementenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 3 weken vooraf het sportprogramma, de wedstrijdduur en de regels vast. Plan ook wisseltijd tussen onderdelen, zodat een uitloop van 5 minuten niet meteen het hele schema vertraagt.
- Maak teams pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld. Print de deelnemerslijst, teamkaartjes en het wedstrijdschema minstens 1 dag vooraf; neem ook enkele lege formulieren mee voor wijzigingen.
- Wijs per sportonderdeel minimaal 1 vrijwilliger aan en geef die een klembord, pen, stopwatch en handfluitje. Regel daarnaast één vast EHBO-contact dat bij de inschrijftafel bekend is.
- Controleer sportmateriaal per onderdeel in plaats van alles op één hoop te leggen. Tel bijvoorbeeld de ballen, hesjes, pionnen, scoreborden en meetlinten vóór het laden en leg het materiaal per veld klaar.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen tijdig klaar en bevestig bovendien de reservering van toiletvoorziening en sportveld voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de inschrijvingen bij voorkeur 7 dagen voor de sportdag, zodat je teams en materiaal kunt voorbereiden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sportdag?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per sportonderdeel en 2 mensen voor inschrijving, begeleiding en algemene coördinatie. Bij 6 onderdelen kom je dus uit op minstens 8 vrijwilligers; plan daarnaast 1 reserve voor uitval.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een sportdag?
- Maak een voorlopige versie zodra de inschrijvingen sluiten en werk het definitieve schema 3 tot 5 dagen vooraf af. Print het schema uiterlijk de avond ervoor en houd op de dag zelf een exemplaar bij de inschrijftafel en bij elk veld.
- Wat moet ik 1 dag voor een sportdag controleren?
- Controleer de deelnemerslijst, teamindeling, wedstrijdregels, weersverwachting, reserveringen en het volledige sportmateriaal. Koel dranken, verpak prijzen, laad transportmateriaal en leg startnummers, teamarmbanden en formulieren per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!