Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le terrain, fixer les règles, inscrire les participants et préparer chaque équipe. Cette checklist rassemble 72 tâches et 64 fournitures, du premier repérage jusqu’au chargement du transport. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les toilettes, les annonces, les médailles et le contact de premiers secours. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les préparatifs de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Imprimer le planning du match
Confirmer la réservation du terrain de sport
Confirmer la réservation des toilettes
Gérer la musique et les annonces
Commander les prix et médailles
Prévoir un contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Vérifier le matériel
2 personnes
Installer le matériel de sport
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Emballer les prix
Créer des cartes d’équipe
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Charger le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges d'équipe
2 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer le relais
4 personnes
Encadrer les matchs de football
5 personnes
Distribuer les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les matchs de volley-ball
5 personnes
Animer le quiz sportif
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Enregistrer les points
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains de sport
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 4
Balles de tennisqté 20
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Échelles rapidesqté 2
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Giletsqté 40
Sifflets à mainqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Mètres rubansqté 3
Numéros de départqté 80
Bracelets d’équipeqté 80
Buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Sacs de sableqté 12
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Dossiers de prixqté 6
Médaillesqté 24
Gobeletqté 3
Rubansqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousse de premiers secours
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et la réservation du terrain, puis vérifiez les toilettes et l’itinéraire. Faites ces confirmations plusieurs semaines avant la journée pour pouvoir changer de solution si nécessaire.
Fixez le programme sportif et le règlement avant d’envoyer les invitations. Précisez les horaires, les règles de chaque épreuve et la date limite d’inscription afin de répartir les équipes sans improvisation.
Traitez les inscriptions en notant les besoins alimentaires et le nombre exact de participants. Préparez ensuite les cartes d’équipe, les numéros de départ et la liste imprimée pour l’accueil.
Contrôlez le matériel au moins 48 heures avant l’événement : ballons, cônes, chasubles, sifflets, chronomètres, tableaux de score et équipements des différents sports. Chargez les fournitures dans un ordre qui permet d’installer d’abord le terrain et la table d’inscription.
Désignez les bénévoles et un contact de premiers secours avant le jour J. Vérifiez aussi les prévisions météo la veille, prévoyez les tentes si nécessaire et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour le premier accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le terrain, recruter les bénévoles, recueillir les inscriptions et commander les prix et médailles.
Quand faut-il répartir les équipes pour une journée sportive ?: Répartissez-les après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez alors les effectifs, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’organisation.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée sportive ?: Vérifiez les prévisions météo, la réservation du terrain et des toilettes, la liste des participants et l’ensemble du matériel. Contrôlez aussi que les boissons sont refroidies et que les prix sont emballés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 responsable par zone sportive et 1 personne pour les annonces et le suivi du planning. Ajoutez des renforts si plusieurs matchs se déroulent en même temps.

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