Checklist para organizar un día deportivo

Organizar un día deportivo requiere más que reservar un campo y reunir balones. Primero fija la fecha, el recinto, las pruebas y el límite de participantes; después coordina inscripciones, equipos, árbitros y primeros auxilios. Durante la última semana, confirma permisos, seguro, material, compras y el pronóstico del tiempo. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa deportivo
3 personas
Definir las pruebas de la competición
3 personas
Establecer el límite de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar árbitros
2 personas
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Hacer la reserva de material deportivo
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Hacer el plano
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un programa alternativo por lluvia
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger el material deportivo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Preparar formularios de puntuación
2 personas
Imprimir la asignación del equipo
Preparar señales de ruta
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Cargar los dispositivos recargables
Inspeccionar el recinto
3 personas
Asegurar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Preparar el material deportivo
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Instruir a los responsables de la competición
3 personas
Preparar la inauguración
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Asignar participantes a equipos
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Inaugurar el día deportivo
2 personas
Coordinar la primera ronda deportiva
8 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la segunda ronda deportiva
8 personas
Servir aperitivos
3 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Reponer material deportivo
2 personas
Gestionar la pausa
4 personas
Guiar la tercera ronda deportiva
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Llevar la clasificación final
2 personas
Preparar la barbacoa
4 personas
Servir la barbacoa
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Proporcionar la música
Gestionar la despedida y la salida del público
4 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Limpiar material deportivo
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 10
Sillacant. 120
Mesa del bufécant. 4
Mesa de registro
Papeleracant. 8

Material deportivo

Fútbolcant. 8
Baloncestocant. 6
Voleibolcant. 6
Balonmanocant. 6
Raqueta de teniscant. 12
Pelota de teniscant. 30
Raqueta de bádmintoncant. 12
Shuttlecant. 30
Pala de ping-pongcant. 12
Pelota de tenis de mesacant. 30
Cuerda para saltarcant. 10
Arocant. 10
Conocant. 40
Disco de marcajecant. 40
Chalecocant. 50
Silbato de manocant. 8
Marcadorcant. 6
Cronómetrocant. 8
Cinta métricacant. 4
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Bolsa de aguacant. 12
Portería de fútbolcant. 4
Red de voleibolcant. 2
Red de bádmintoncant. 2
Mesa de ping-pongcant. 2
Canasta de baloncestocant. 2
Cinta de marcaje para campocant. 6
Bomba de repuestocant. 2
Aguja para balonescant. 10

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Nevera portátilcant. 6
Cafeteracant. 2
Barbacoacant. 3
Bombona de gascant. 3
Termocant. 6

Vajilla

Plato reutilizablecant. 140
Vaso reutilizablecant. 180
Taza de cafécant. 80
Juego de cubiertoscant. 140
Cuchara de servircant. 8
Fuentecant. 12
Jarracant. 8

Cocina

Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 2
Bandeja para servircant. 6

Decoración

Guirnalda de banderinescant. 8
Globoscant. 100
Bannerscant. 6
Mantelescant. 12
Trofeoscant. 12
Medallacant. 30
Etiquetas de preciocant. 30

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 4
Pinza recoge basuracant. 4
Cubocant. 4
Fregonacant. 4
Esponja de limpiezacant. 12
Dispensador de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallas de papelcant. 4
Escobilla de bañocant. 4

Primeros auxilios

Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresa fríacant. 12
Botiquín de tiritascant. 4
Spray desinfectantecant. 4

Registro

Portapapelescant. 8
Bolígrafocant. 30
Sellocant. 4
Pegatina con nombrecant. 150
Cinta de papelcant. 8
Marcadorcant. 12
Papel para impresoracant. 2

Compras

Compras

Consejos

Cierra la inscripción al menos 7 días antes y usa ese número definitivo para formar equipos, preparar el horario y comprar comida. Recoge también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
Prepara el programa deportivo con bloques de 30 a 60 minutos y deja entre 10 y 15 minutos para cambios de pista, explicaciones y resultados. Envía el horario y las normas a los participantes al menos 3 días antes.
No dejes árbitros y primeros auxilios para el día del evento: asigna responsables concretos con una semana de margen y confirma sus turnos por escrito. Incluye en el plano el punto de registro y la zona de atención.
Revisa el material deportivo dos veces: una al recogerlo y otra al clasificarlo en el recinto. Comprueba especialmente balones, redes, conos, marcadores, cronómetros, silbatos y equipos de reserva.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y define una alternativa por lluvia con el mismo horario de avisos. Comunica la decisión a los participantes como máximo la noche anterior y protege bajo una carpa la mesa de registro, el bufé y los documentos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos y seguro, definir las pruebas y reclutar voluntarios. Deja la última semana para cerrar inscripciones, equipos, árbitros, compras y material.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para un día deportivo?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así puedes establecer el límite real de participantes, asignar equipos, preparar el horario y calcular comida, bebidas y material.
¿Qué hacer si llueve el día deportivo?: Prepara un programa alternativo como mínimo 48 horas antes y revisa el pronóstico de nuevo la noche anterior. Si cambias el plan, avisa a todos los participantes antes de que salgan de casa y confirma qué pruebas se mantienen.
¿Cuánto material deportivo hace falta para un día deportivo?: Depende del número de equipos y de las pruebas, pero calcula al menos un balón o implemento por estación activa y reserva 1 unidad de repuesto por cada 5 estaciones. Cuenta también con conos, discos de marcaje, silbatos, cronómetros y marcadores antes de recoger el material.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.