Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’un programme de matchs. Il faut cadrer les inscriptions, répartir les équipes, réserver le lieu et le matériel, puis prévoir l’accueil, les repas et les secours. Cette checklist de 83 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions au rangement final. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : assurance, autorisations, météo, informations aux participants et conservation des produits périssables.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
3 personnes
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Désigner les arbitres
2 personnes
Convenir du personnel de premiers secours
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Faire la réservation du matériel de sport
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer le plan
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Déterminer un programme alternatif en cas de pluie
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer la répartition des équipes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Charger les appareils rechargeables
Inspecter le site
3 personnes
Sécuriser le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Instruire les responsables de la compétition
3 personnes
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Répartir les participants en équipes
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Ouvrir la journée sportive
2 personnes
Encadrer le premier tour sportif
8 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour sportif
8 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Compléter le matériel sportif
2 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Animer la troisième manche sportive
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Suivre les classements finaux
2 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Encadrer le départ et la sortie progressive
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 10
Chaiseqté 120
Table de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Footballqté 8
Basket-ballqté 6
Volley-ballqté 6
Handballqté 6
Raquette de tennisqté 12
Balle de tennisqté 30
Raquette de badmintonqté 12
Navetteqté 30
Raquette de tennis de tableqté 12
Balle de ping-pongqté 30
Corde à sauterqté 10
Cerceauqté 10
Côneqté 40
Disque de marquageqté 40
Giletqté 50
Sifflet à mainqté 8
Tableau des scoresqté 6
Chronomètreqté 8
Mètre rubanqté 4
Corde de tir à la cordeqté 2
Sac d'eauqté 12
But de footballqté 4
Filet de volley-ballqté 2
Filet de badmintonqté 2
Table de ping-pongqté 2
Panneau de basketqté 2
Ruban de balisageqté 6
Pompe de rechangeqté 2
Aiguille de ballonqté 10

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Glacièreqté 6
Machine à caféqté 2
Barbecueqté 3
Bouteille de gazqté 3
Thermosqté 6

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 140
Gobelet réutilisableqté 180
Tasse à caféqté 80
Set de couvertsqté 140
Cuillère de serviceqté 8
Platqté 12
Carafeqté 8

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pince de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 2
Plateau de serviceqté 6

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannièresqté 6
Nappesqté 12
Coupes de prixqté 12
Médailleqté 30
Étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pince à déchetsqté 4
Seauqté 4
Serpillièreqté 4
Éponge de nettoyageqté 12
Distributeur de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleau d’essuie-toutqté 4
Brosse de toilettesqté 4

Premiers secours

Trousse de premiers secoursqté 2
Pack de froidqté 12
Trousse de premiers soinsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Inscription

Presse-papiersqté 8
Styloqté 30
Tamponqté 4
Étiquette nominativeqté 150
Ruban de papierqté 8
Marqueurqté 12
Papier pour imprimanteqté 2

Courses

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer la réservation, vérifier les autorisations et contrôler l’assurance.
Arrêtez la liste des épreuves avant de répartir les équipes. Pour chaque activité, comptez le matériel nécessaire : ballons, filets, cônes, chasubles, sifflets et chronomètres.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin de recueillir les besoins alimentaires et d’établir le planning des matchs. Envoyez ensuite à chaque participant l’horaire, le lieu et les consignes pratiques.
Désignez les arbitres, les bénévoles et les responsables des premiers secours avant le jour J. Une table d’inscription, un tableau des scores et une personne chargée du temps évitent les files et les contestations.
Préparez un plan B dès que vous consultez la météo, idéalement 48 heures avant la journée sportive. Vérifiez aussi la livraison ou le retrait du matériel et réfrigérez les courses périssables dès leur retour.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour choisir le lieu, définir les épreuves, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour la météo, les achats et les confirmations.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une journée sportive ?: Clôturez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de former les équipes, d’établir le planning des matchs et de tenir compte des besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez le matériel correspondant à chaque épreuve, ainsi que des cônes, disques de marquage, chasubles, sifflets, un tableau des scores, un chronomètre et un mètre ruban. Ajoutez au moins 10 % de matériel de rechange pour les balles et les petits accessoires.
Que faire en cas de pluie le jour d’une journée sportive ?: Décidez d’un programme alternatif au plus tard 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions. Communiquez la décision aux participants dès qu’elle est prise et protégez ou reportez le matériel qui ne supporte pas l’humidité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.