Sportdag organiseren: complete checklist en planning

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en ballen regelen. Je moet deelnemersaantallen vroeg vastleggen, teams en wedstrijden indelen en per onderdeel controleren welk materiaal nodig is. Plan ook vrijwilligers, scheidsrechters, catering en een alternatief bij slecht weer. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van locatie en programma tot wedstrijdformulieren, gekoelde dranken en medailles op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Sportonderdelen selecteren
2 personen
Deelnemersaantallen bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
3 personen
Wedstrijdschema maken
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal huren
Plattegrond maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Teamindeling publiceren
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Terrein controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Sportvelden uitzetten
5 personen
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Teamkleuren uitdelen
3 personen
Opening verzorgen
2 personen
Spelregels uitleggen
3 personen
Sportonderdeel begeleiden
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Waterpunten bemannen
2 personen
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
Pauzes aankondigen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Sportonderdelen wisselen
4 personen
Sportonderdeel begeleiden
6 personen
Tussenstanden bijwerken
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finales begeleiden
6 personen
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Vermiste materialen registreren
Locatie eindcontroleren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Zachte ballenaantal 20
Frisbeesaantal 12
Springtouwenaantal 20
Estafettestokjesaantal 12
Hordesaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 120
Veldlijnenaantal 8
Nettenaantal 3
Startblokkenaantal 8
Gymmattenaantal 12
Stootkussensaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Teamhesjesaantal 120
EHBO-kofferaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Zonnebrandcrèmeaantal 8
Drinkwaterflessenaantal 150

Apparatuur

Megafoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Catering

Waterkoelersaantal 4
Drankdispensersaantal 4
IJsboxenaantal 3
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 4
Dweilen en emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiesprayaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 150

Tips

Leg het programma uiterlijk 4 weken vooraf vast. Noteer per sportonderdeel de speelduur, wisseltijd en benodigde materialen, zodat je weet hoeveel velden, netten, pionnen en ballen je nodig hebt.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één datum. Maak de teamindeling pas nadat de inschrijftermijn is gesloten en publiceer het schema uiterlijk 2 dagen voor de sportdag.
Plan minimaal 1 vrijwilliger per wedstrijdveld en wijs daarnaast een coördinator aan voor materiaal, catering en het wedstrijdschema. Regel scheidsrechters apart; deelnemers kunnen niet tegelijk spelen en fluiten.
Controleer sportmateriaal 1 week vooraf en huur ontbrekende spullen op tijd. Test ook stopwatches, scoreborden, de megafoon, Bluetoothspeaker en verlengkabels voordat alles wordt opgehaald.
Maak 24 uur vooraf een weersbesluit en stuur deelnemersinformatie opnieuw als tijden of locaties wijzigen. Leg op de ochtend zelf de deelnemerslijst, wedstrijdformulieren, prijzen en medailles klaar bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, locatie en sportonderdelen. Reserveer de locatie en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf, omdat daarna de teams, catering en wedstrijdplanning volgen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdig gebruikt wedstrijdveld, plus 2 tot 4 mensen voor ontvangst, materiaal en catering. Bij 6 velden heb je dus minstens 8 tot 10 vrijwilligers nodig.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak de teamindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de deelnemersaantallen zijn gecontroleerd. Stuur de teams en het wedstrijdschema uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat deelnemers weten waar en wanneer ze moeten spelen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een sportdag?: Reken bij actief sporten op ongeveer 0,5 tot 1 liter drinken per deelnemer voor een dagdeel van 4 uur, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Koel een deel vooraf en houd extra water achter de hand bij warm weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.