Journée sportive : la checklist pour ne rien oublier

Une journée sportive demande plus qu’un programme et quelques ballons. Il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les arbitres, le matériel, les repas et les informations envoyées aux participants. Cette checklist de 71 tâches et 64 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du terrain jusqu’à la remise des médailles. Prévois aussi une solution météo et un responsable clairement identifié pour chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Sélectionner les épreuves sportives
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
3 personnes
Établir le planning des matchs
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Louer le matériel manquant
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Publier la composition des équipes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
Installer le matériel de sport
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les couleurs de l’équipe
3 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
3 personnes
Accompagner l’épreuve sportive
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Tenir les points d’eau
2 personnes
Compléter le matériel sportif
2 personnes
Annoncer les pauses
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Alterner les épreuves sportives
4 personnes
Accompagner l’épreuve sportive
6 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Rassembler les formulaires de compétition
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les matériaux manquants
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Nappeqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Balles souplesqté 20
Frisbeesqté 12
Cordes à sauterqté 20
Témoins de relaisqté 12
Haiesqté 12
Cônesqté 60
Cônes de balisageqté 120
Lignes de terrainqté 8
Filetsqté 3
Blocs de départqté 8
Tapis de gymqté 12
Coussins de protectionqté 6
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 10
Chasubles d’équipeqté 120
Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Crème solaireqté 8
Bouteilles d’eau potableqté 150

Équipement

Mégaphone
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Catering

Fontaines à eauqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaceqté 3
Bacs de stockage fermablesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 4
Serpillières et seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Spray désinfectantqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : indique les épreuves, les horaires d’arrivée et l’heure prévue de fin. Cela te permet aussi de réserver le lieu sportif adapté.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 à 14 jours avant la journée. Utilise ensuite la liste définitive pour répartir les équipes et commander le catering.
Prépare le planning des matchs avec des créneaux de 10 à 15 minutes entre deux épreuves. Ces marges absorbent les retards, les changements de terrain et le remplacement du matériel.
Recrute les bénévoles au moins 2 semaines à l’avance et attribue un rôle précis à chacun : arbitrage, accueil, scores, ravitaillement ou rangement. Prévois un arbitre et un sifflet pour chaque activité qui se déroule en parallèle.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis envoie les dernières consignes aux participants. Contrôle aussi les tentes, les rallonges, les tables, les chaises, les boissons refroidies et les prix avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée sportive ?: Commence 6 à 8 semaines avant pour réserver le lieu, choisir les épreuves et lancer les invitations. Termine les inscriptions et la répartition des équipes environ 10 à 14 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les scores et 1 responsable par activité organisée en parallèle. Pour une journée de plusieurs épreuves, vise environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, selon le niveau d’encadrement nécessaire.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques 7 jours avant la journée, avec l’adresse, les horaires, la tenue et les consignes alimentaires. Publie la composition des équipes et le planning définitif 2 à 3 jours avant.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Vérifie la météo 48 heures avant et définis un plan de repli avant d’envoyer les invitations. Prévois au moins 1 zone couverte pour l’accueil, le buffet et le rangement du matériel sensible.

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