Checklist para organizar un día deportivo sin olvidos

Un día deportivo necesita más coordinación que una simple jornada de juegos. Primero fija la fecha, reserva la sede y define las pruebas; después organiza inscripciones, equipos, árbitros y horarios. La semana previa debes comprobar el material, confirmar el catering y enviar a cada participante la información práctica. Esta checklist reúne 71 tareas y 64 elementos para que el montaje, la competición y la entrega de premios estén preparados a tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede deportiva
Seleccionar las pruebas deportivas
2 personas
Determinar el número de participantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos
3 personas
Hacer el horario del concurso
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar árbitros
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Alquilar el material que falte
Hacer el plano
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Publicar la distribución de equipos
Recoger los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los premios y medallas
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los formularios de competición
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
5 personas
Preparar el material deportivo
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir los colores del equipo
3 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Explicar las reglas del juego
3 personas
Guiar la prueba deportiva
6 personas
Registrar avances
2 personas
Atender los puntos de agua
2 personas
Reponer material deportivo
2 personas
Anunciar pausas
Repartir fruta y snacks
4 personas
Cambiar las pruebas deportivas
4 personas
Guiar la prueba deportiva
6 personas
Actualizar los resultados provisionales
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar las finales
6 personas
Recoger los formularios de la competición
2 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Servir el bufé
5 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los últimos participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Registrar los materiales perdidos
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mantelcant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Voleibolcant. 4
Balones de balonmanocant. 6
Pelotas de teniscant. 30
Pelotas blandascant. 20
Frisbeescant. 12
Cuerdas para saltarcant. 20
Testigos de relevocant. 12
Vallascant. 12
Conoscant. 60
Conos de marcajecant. 120
Líneas del campocant. 8
Redescant. 3
Bloques de salidacant. 8
Colchonetas de gimnasiacant. 12
Colchonetas de proteccióncant. 6
Cronómetroscant. 8
Cintas métricascant. 4
Marcadorescant. 6
Silbatoscant. 10
Petos de equipocant. 120
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12
Protector solarcant. 8
Botellas de agua potablecant. 150

Equipo

Megáfono
Altavoz Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarracant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas y cucharonescant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Catering

Enfriadores de aguacant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas de hielocant. 3
Contenedores de almacenaje con tapacant. 12
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonas y cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Spray desinfectantecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas del equipocant. 12
Globoscant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así podrás determinar el número de participantes, recoger preferencias dietéticas, formar los equipos e imprimir una lista definitiva.
Prepara el horario por bloques de 30 a 60 minutos y deja entre 10 y 15 minutos para cambios de pista, explicaciones y posibles retrasos. Publica la distribución de equipos antes del día deportivo.
Haz una comprobación física del material 3 días antes: cuenta balones, conos, redes, cronómetros, silbatos, petos y colchonetas. Alquila lo que falte antes de que la sede esté ocupada.
Asigna un árbitro y un voluntario responsable a cada prueba, y entrega los formularios de competición junto con una lista de participantes. Esto evita detener los partidos para buscar nombres o resultados.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y dibuja un plano con carpas, mesas, buffet, zonas de juego y punto de información. Enfría las bebidas el día anterior y comunica cualquier cambio de horario por adelantado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, elegir las pruebas y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, asignar equipos, confirmar árbitros y pedir el catering.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del día deportivo?: Cierra las inscripciones 7 días antes del evento. Necesitas ese margen para calcular participantes, formar equipos, recoger preferencias dietéticas y preparar horarios y formularios.
¿Cuánto material deportivo necesito revisar antes del evento?: Haz un inventario completo 3 días antes y vuelve a comprobarlo al recoger el material. Cuenta cada balón, cono, red, cronómetro, silbato, peto y colchoneta según las pruebas programadas.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el plano, el programa, la distribución de equipos, la previsión meteorológica y cualquier indicación sobre comida o equipamiento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.