Sportdag organiseren: checklist en planning

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal klaarzetten. Je legt eerst de locatie, onderdelen, regels en deelnemers vast en werkt daarna toe naar teams, vrijwilligers en een strak tijdschema. Denk ook aan zaken die vaak te laat worden geregeld: vergunningen, koelvoorziening, prijzen, scorebladen en een alternatief bij slecht weer. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste planning tot het sorteren van alle materialen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Budget en deelnemersaantal bepalen
2 personen
Sportonderdelen kiezen
3 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Vrijwilligers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Sportmateriaal reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Koelvoorziening regelen
Weersverwachting volgen
Slechtweerplan controleren
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
Teams en tijden communiceren
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Teamkaarten en scorebladen printen
Route naar locatie controleren
Koelboxen vullen
2 personen
Fruit en brood voorbereiden
3 personen
EHBO-tas controleren
Locatie openen
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Scoretafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Programma en regels uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Estafette begeleiden
4 personen
Voetbalwedstrijden begeleiden
4 personen
Korfbalwedstrijden begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Blessures verzorgen
2 personen
Touwtrekken begeleiden
3 personen
Pauze en lunch serveren
4 personen
Spelmaterialen wisselen
3 personen
Finales begeleiden
4 personen
Scores controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Catering afsluiten
2 personen
Laatste ronde afval ophalen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Sportvelden afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleend materiaal terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering opruimen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Inschrijftafel
Scoretafel
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Korfballenaantal 4
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 60
Estafettestokjesaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Touwtrektouw
Sportnettenaantal 2
Doeltjesaantal 4
Korfbalpalenaantal 2
Basketbalpaal
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Pompaantal 2
Reserveballenaantal 4
Start- en finishlintaantal 2
Waterbekers voor spelersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Openersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare werklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Teamvlaggenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
EHBO-tas

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sportonderdelen met tijd voor wisselen en uitloop. Reserveer per onderdeel niet alleen speeltijd, maar ook minimaal 5 minuten voor teamwissels, uitleg en het bijwerken van scores.
Maak de definitieve teamindeling uiterlijk 2 dagen vooraf. Communiceer daarna teams, starttijden en locaties tegelijk, zodat deelnemers niet op de ochtend zelf nog naar hun onderdeel hoeven te zoeken.
Controleer sportmateriaal per onderdeel in afzonderlijke bakken. Leg bijvoorbeeld pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatch en scorebladen bij elkaar en tel reserveballen, pompen en netten apart na.
Regel vrijwilligers per taak en tijdsblok. Voor een scoretafel, inschrijving en wedstrijdbegeleiding heb je per onderdeel een verantwoordelijke nodig; zet ook pauzes en vervanging in het rooster.
Volg de weersverwachting vanaf 3 dagen vooraf en controleer het slechtweerplan opnieuw op de laatste werkdag. Bepaal vooraf waar partytenten, tafels en stoelen komen en wanneer je deelnemers informeert over een wijziging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en budget. Plan de definitieve deelnemerslijst, teams en vrijwilligers uiterlijk 1 week voor de sportdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken minimaal 1 begeleider of scheidsrechter per actief sportonderdeel, plus 1 persoon voor inschrijving en 1 voor de scoretafel. Voeg bij grotere groepen per 15 tot 20 deelnemers een extra begeleider toe.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en verwerk dieetwensen of andere bijzonderheden meteen. Rond de definitieve teams uiterlijk 2 dagen vooraf af, zodat je teamkaarten en tijden kunt printen.
Wat moet je doen als het regent op een sportdag?: Controleer 3 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal uiterlijk de avond ervoor of je het slechtweerplan gebruikt. Informeer deelnemers direct over een aangepaste locatie, tijden of afgelasting en bescherm materiaal tegen regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.