Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut fixer les disciplines, gérer les inscriptions, former les équipes et coordonner les bénévoles avant de préparer le matériel. Cette checklist regroupe 76 tâches et 60 articles, du choix du lieu au rangement final. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents : autorisations, besoins alimentaires, feuilles de score, solutions météo et matériel de remplacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu sportif
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir le budget et le nombre de participants
2 personnes
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Contacter les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Réserver le matériel sportif
Réserver des tables et des chaises
Prévoir le système de refroidissement
Suivre les prévisions météo
Vérifier le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Communiquer les équipes et les horaires
Récupérer les prix et les médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Imprimer les cartes d'équipe et les feuilles de score
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les fruits et le pain
3 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Expliquer le programme et les règles
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le relais
4 personnes
Encadrer les matchs de football
4 personnes
Encadrer les matchs de korfball
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Soigner les blessures
2 personnes
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
Servir la pause et le déjeuner
4 personnes
Échanger le matériel de jeu
3 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Clôturer le catering
2 personnes
Ramasser les déchets lors du dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains de sport
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger la décoration et la signalétique
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Table d'inscription
Table des scores
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de korfballqté 4
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Giletsqté 60
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Corde de tir à la corde
Filets de sportqté 2
Petits butsqté 4
Poteaux de korfbalqté 2
Panneau de basket
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Pompeqté 2
Ballons de rechangeqté 4
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Gobelets d’eau pour les joueursqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Ouvre-bouteillesqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Prixqté 12
Médaillesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le nombre maximal de participants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Ne vous contentez pas de réserver le terrain : vérifiez les autorisations nécessaires et préparez un règlement clair pour les disciplines, le classement et les éventuels changements de programme.
Attribuez les rôles des bénévoles par créneau, notamment à l’inscription, au pointage et à la table des scores. Envoyez les équipes et leurs horaires au plus tard 48 heures avant la journée sportive.
Regroupez le matériel par discipline la veille : ballons, cônes, chasubles, sifflets, chronomètres et accessoires de terrain. Ajoutez des ballons de rechange et une pompe afin de ne pas interrompre les matchs pour un détail.
Consultez les prévisions météo plusieurs jours avant, puis de nouveau la veille. Gardez un plan précis pour les tentes, le refroidissement, les tables et les chaises en cas de forte chaleur ou de pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les disciplines, les bénévoles, les inscriptions et la réservation du matériel.
Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour pouvoir constituer les équipes et ajuster le matériel.
Que prévoir pour une journée sportive en cas de pluie ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance si le programme est maintenu, déplacé ou modifié. Préparez des tentes, une solution de repli et un message unique à envoyer à tous les participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone ou discipline, plus 2 personnes à l’inscription et à la table des scores. Pour plusieurs terrains, ajoutez un responsable de coordination par tranche de 4 à 6 bénévoles.

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