Checklist para organizar un día deportivo

Organizar un día deportivo requiere coordinar pruebas, equipos, horarios, voluntarios y material sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist te ayuda a trabajar en orden: primero defines el programa y el recinto, después cierras las inscripciones y finalmente preparas cada estación. Incluye también lo que suele olvidarse, como los permisos, las pelotas de repuesto, las hojas de puntuación y un plan concreto si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar el recinto deportivo
Comprobar permisos y notificaciones
Definir el presupuesto y el número de participantes
2 personas
Elegir pruebas deportivas
3 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Contactar a los voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Reservar material deportivo
Reservar mesas y sillas
Organizar la refrigeración
Seguir la previsión del tiempo
Comprobar el plan para mal tiempo
2 personas
Crear la lista final de participantes
Comunicar equipos y horarios
Recoger los premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material deportivo
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Imprimir las tarjetas de equipo y las hojas de puntuación
Comprobar la ruta al lugar
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar fruta y pan
3 personas
Comprobar la bolsa de primeros auxilios
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la seguridad del recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar la mesa de puntuación
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Explicar el programa y las normas
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Acompañar el relevo
4 personas
Supervisar los partidos de fútbol
4 personas
Acompañar los partidos de korfbal
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Atender las lesiones
2 personas
Dirigir el tira y afloja
3 personas
Servir la pausa y el almuerzo
4 personas
Cambiar los materiales del juego
3 personas
Acompañar las finales
4 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Cerrar catering
2 personas
Última ronda de recogida de residuos
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar los campos deportivos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesa de inscripción
Mesa de puntuación
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de korfbalcant. 4
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 3
Pelotas de teniscant. 30
Conoscant. 40
Chalecoscant. 60
Testigos de relevocant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Aroscant. 12
Cuerda para tira y afloja
Redes deportivascant. 2
Porteríascant. 4
Postes de korfballcant. 2
Canasta de baloncesto
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 4
Cinta métrica
Bombacant. 2
Pelotas de repuestocant. 4
Cinta de salida y metacant. 2
Vasos de agua para los jugadorescant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Abrebotellascant. 3

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Lámparas de trabajo recargablescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Banderas del equipocant. 12
Paneles de señalizacióncant. 8
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Premioscant. 12
Medallascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto al menos 6 semanas antes. En ese momento comprueba también si necesitas permisos o avisos y confirma cuántas personas puede recibir el espacio.
Fija una fecha límite de inscripción entre 10 y 14 días antes. Con la lista final podrás repartir los equipos, comunicar los horarios y recoger con tiempo las preferencias dietéticas.
Asigna un responsable por prueba y prepara el horario de voluntarios al menos 7 días antes. Para cada estación deja claras las reglas, el sistema de puntuación y quién controla el cronómetro.
Revisa el material deportivo 3 días antes y sepáralo por pruebas. Además de balones, conos y chalecos, comprueba las pelotas de repuesto, la bomba, los silbatos, los cronómetros y la cinta de salida y meta.
Prepara agua y zonas de descanso antes de que lleguen los participantes. Deja lista la refrigeración y confirma el plan para mal tiempo como mínimo 48 horas antes, incluyendo qué pruebas se cancelan, trasladan o acortan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos, elegir las pruebas y contactar con voluntarios. Deja cerrados los equipos, horarios y materiales durante la última semana.
¿Cuándo se cierran las inscripciones para un día deportivo?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para preparar la lista final, distribuir los equipos, comunicar los horarios y revisar las necesidades dietéticas.
¿Qué material no debe faltar en un día deportivo?: Además del material de cada prueba, prepara al menos una pelota de repuesto por tipo, una bomba, silbatos, cronómetros, una cinta métrica y hojas de puntuación impresas. También calcula vasos de agua para todos los jugadores y voluntarios.
¿Cuándo hay que preparar un plan por si llueve?: Define el plan al menos 48 horas antes y vuelve a revisar la previsión la víspera. Indica qué pruebas se trasladan o suspenden, dónde se guardan las mesas y cómo se informa a los equipos.

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