Sportdag organiseren: checklist van planning tot start

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen teams maken en ballen klaarleggen. Leg eerst datum, locatie, programma en deelnemersaantal vast; daarna volgen inschrijvingen, dieetwensen, teamindeling en het wedstrijdschema. Controleer uiterlijk de dag ervoor het terrein, de weersverwachting en al het sportmateriaal. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een geprint draaiboek, duidelijke hesjes, zichtbare tijdwaarneming en een team dat weet wie materiaal, catering en wijzigingen opvangt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Teamindeling publiceren
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Teamhesjes sorteren
Prijzen klaarzetten
Draaiboek printen
Telefoonnummers controleren
Weerplan voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratielijsten klaarleggen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
EHBO-koffer klaarzetten
Drankpunten inrichten
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
Scores registreren
3 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Sportmateriaal wisselen
3 personen
Pauzes aankondigen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Finales begeleiden
5 personen
Eindscores controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Tennisracketsaantal 12
Hockeysticksaantal 16
Floorballballenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Hesjes roodaantal 12
Hesjes blauwaantal 12
Hesjes geelaantal 12
Hesjes groenaantal 12
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Meetlintaantal 2
Springmattenaantal 4
Balansbankenaantal 2
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnet
Basketbalstandaardaantal 2
Scorebordenaantal 6
Startnummersaantal 100
Medaillelintenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Waarschuwingslintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Teamvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Ducttapeaantal 6

Administratie

Registratieformulierenaantal 120
Scoreformulierenaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Prijzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Houd per onderdeel enkele minuten wisseltijd aan, zodat een uitloop niet meteen de hele sportdag verschuift.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, kledingadvies, teamindeling, spelregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer het sportmateriaal minimaal 1 dag vooraf per onderdeel. Tel ballen, hesjes, pionnen, fluitjes en stopwatches en leg ontbrekende spullen apart voor de boodschappen of reserveringen.
Maak naast het normale programma een weerplan vóór de weersverwachting definitief wordt. Bepaal welke onderdelen onder partytenten kunnen doorgaan en wie bij regen de deelnemers informeert.
Zet op de ochtend zelf eerst het terrein uit en plaats daarna de materialen per onderdeel. Leg prijzen, het geprinte draaiboek en gecontroleerde telefoonnummers op één vaste organisatietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en sportprogramma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma vaststaat en sluit de inschrijvingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor de sportdag.
Hoeveel tijd heb ik nodig om teams en een wedstrijdschema te maken?: Reserveer 2 tot 3 uur nadat alle aanmeldingen binnen zijn. Controleer daarna het schema nog een keer op gelijke teamgroottes, rustmomenten en voldoende wisseltijd tussen wedstrijden.
Wanneer moet ik het sportmateriaal controleren?: Doe een volledige controle uiterlijk 1 dag vooraf en tel het materiaal per sportonderdeel. Controleer op de ochtend zelf nog of alle spullen naar het terrein zijn gebracht en of ballen, hesjes en meetmateriaal klaarstaan.
Wat doe ik bij regen tijdens een sportdag?: Maak minimaal 3 dagen vooraf een alternatief programma en wijs één persoon aan voor communicatie. Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw 2 tot 3 uur voor de start, zodat je tijd hebt om tenten, materialen en deelnemersinformatie aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.